Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Инструкция по ведению кадрового делопроизводства в организации 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию. В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг. Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.
Кадровое делопроизводство «с нуля»
- Устав.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
- Положение об охране труда.
- Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
- Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2022 № 152-ФЗ).
- График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.
Ведение кадрового делопроизводства с нуля
Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.
- Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
- Какова текучесть кадров?
- Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам должностной инструкции , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции
Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, как создавать шаблоны самых популярных кадровых документов . Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.
Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля
Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.
Кадровое делопроизводство с нуля начинается с того момента, как в компании появляется первый наемный сотрудник. Поэтому вашим первым документом будет приказ о приеме на работу руководителя. Это очень важно, так как он будет подписывать все последующие кадровые назначения.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022
Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали здесь.
Шаг 1. Принять на работу руководителя
- На какие документы действует инструкция.
- Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
- Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
- Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
- Для каких документов вы утвердили типовую форму.
- 6. Порядок работы с печатями и штампами.
- Кто занимается трудовыми книжками.
- Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
- За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.
Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, специалист по кадрам).
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022
- заключение трудового договора и прием на работу;
- изменение трудового договора и перевод на другую работу;
- прекращение трудового договора и увольнение работников;
- предоставление отпусков работникам;
- поощрения и дисциплинарные взыскания;
- защита персональных данных работников.
Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?
Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим занимается специальное структурное подразделение — отдел кадров, кадровое делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ соблюдения трудового законодательства.
Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота осуществляют на основании Положения или Инструкции. Эти регламенты устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на предприятии.
Кому поручают ведение кадрового делопроизводства
Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и расчетами с работниками.
- Формирование и ведение личных дел работников организации.
- Составление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
- Оформление согласий на обработку и хранение персональных данных сотрудников, соблюдение требований законодательства о персональных данных.
- Разработка проектов внутренних организационных документов (штатное расписание, график отпусков и пр.).
- Оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из кадровых документов.
- Подготовка проектов организационно-распорядительной документации.
- Разработка форм внутренних документов, используемых в кадровом делопроизводстве.
- Учет отработанного сотрудниками времени с целью оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за неиспользованные отпуска.
- Формирование и своевременное представление периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды.
- Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.
Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота осуществляют на основании Положения или Инструкции. Эти регламенты устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на предприятии.
Как вести кадровое делопроизводство
Специалисту по делопроизводству кадров потребуются экономические знания, основ бухгалтерского учета и отчетности. Это должен быть человек, обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и скрупулезный. Современный кадровик-делопроизводитель должен свободно пользоваться специализированным программным обеспечением и справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую поддержку. Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут о том, что важно знать секретарю о делопроизводстве договоров .
- Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
- Случаи полной материальной ответственности работника.
- Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.
- срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
- режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
- условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).
Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.
Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.
Организация кадрового делопроизводства
Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
Второй — Федеральный закон РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
Кадровое делопроизводство
2. Факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.
Кадровое делопроизводство
— №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
— №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
— №Т-2 «Личная карточка работника»,
— №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»,
— №Т-3 «Штатное расписание»,
— №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»,
— №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
— №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
— №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
— №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
— №Т-7 «График отпусков»,
— №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
— №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
— №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
— №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
— №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
— №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
— №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
— №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Данный этап нужен для того, чтобы избежать ошибок при документальном оформлении трудовых отношений с руководителем организации и элементарных ошибок в наименовании самой фирмы. Например, должность руководителя звучит как «директор», а в документах он указан как «генеральный директор». Или в шапке всех приказов компании по личному составу содержится только ее сокращенное название.
Что такое кадровое делопроизводство и как его организовать
Некоторые кадровики также используют журнал учета мероприятий по контролю. Он предназначен для отражения информации по проверкам, проводимым в отношении юрлица или ИП со стороны контролирующих органов. Журнал не является обязательным документом. Ответственность за его отсутствие законом не предусмотрена.
Организация и ведение кадрового делопроизводства
Нельзя принимать на работу сотрудников на те должности, которых нет в штатном расписании. Но можно изменять штатку и вносить туда необходимые должности. Законодательных запретов на это нет. Утверждает штатное расписание руководитель организации. Для этого издают соответствующий приказ.