Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Какой Путевой Лист Нужен При Использовании Служебного Транспорта». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.
Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году
Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.
Бланк путевого листа
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
Путевые листы: правила заполнения в 2022 году
В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.
Лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. В названии документа следует обозначить вид служебного транспорта. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Бланк заполняется уполномоченным сотрудником (самим предпринимателем, диспетчером и т.д.). Листы нумеруются в хронологическим порядке и заверяются печатью организации или штампом .
Выбор коммерческого транспорта для собственного автопарка зависит от сферы деятельности компании, ее финансовых возможностей и способа работы. На какие параметры следует обращать внимание при выборе автомобиля, чтобы в дальнейшем он приносил доходы, а не убытки? Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».
Алгоритм оформления служебного транспорта в пользование сотруднику
Если поездки на служебном транспорте осуществляются по рабочим делам, оформляется путевой лист и выполняются все требования федерального закона № 116-ФЗ. Кроме прочего, в этом законе прописывается необходимость прохождения предрейсового осмотра.
Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
Вопрос
Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Командировка на личном автомобиле (2022)
С 2022 года если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место парковки.
Командировка на личном авто: правила оформления, образец путевого листа
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2022 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Многие водители ошибочно считают, что путевые листы нужны только водителям грузовиков, автобусов или такси. А разъезжать по своим делам на корпоративной легковушке можно и без этого документа. Причина этого заблуждения кроется именно в той самой формулировке “установленные случаи”. В ПДД эти самые случаи не описаны, но описаны в Уставе автомобильного и городского наземного электрического транспорта, который утвержден федеральным законом №259-ФЗ от 8 ноября 2022 года. Этот устав запрещает «осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство», а порядок оформления, в свою очередь, указан в приказе Минтранса от 18.09.2022 №152. Однако в том же уставе говорится, что пассажир вместе со своим багажом — это только тот, кого перевозят на основании договора о транспортных услугах. Иными словами, если компания-владелец официально не занимается извозом, а сама поездка частная, то ни эти правила, ни «установленные случаи», требующие путевых листов, на водителя не распространяются. И многие суды часто становятся на сторону компаний, которые были оштрафованы за отсутствие у их сотрудников путевых листов.
По правилам, в путевом листе указываются данные автомобиля и водителя, количество израсходованного топлива, а также отметки механика и медработника, выпустивших машину на линию или в рейс. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД “в установленных случаях” инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя предъявить путевой лист.
В каких ситуациях инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя путевой лист?
Частным лицам также не нужно забывать о том, что если они передают личную машину знакомым или родственникам, грамотно составленная доверенность обезопасит владельца автомобиля от многих возможных неприятностей.
- документами о принадлежности транспортного средства сотруднику на праве личной собственности;
- расчетными данными о суммах компенсации;
- документами о фактическом использовании личного имущества работника в интересах компании (путевыми листами);
- документами о суммах понесенных сотрудником в служебной поездке расходов.
Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника
Пункт 3 статьи 217 НК РФ регламентирует вопрос об обложении НДФЛ всех видов компенсационных выплат сотруднику, которые, так или иначе, были связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Из тезисов статьи следует, что данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Чтобы освободить себя от обязанности уплаты НДФЛ в данном случае, компания должна представить расчеты сумм компенсаций, а сотрудник в свою очередь должен представить подтверждающую документацию о принадлежности ему имущества, использованного в служебных целях, а также документы, где будут указаны суммы понесенных им расходов в поездке служебного характера. О правомерности таких требований свидетельствует ряд писем Минфина РФ от 30.04.2022 №03-04-05/25434, от 20.04.2022 №03-04-06/22274, от 27.02.2022 №03-04-06/5600 и другие.
Важные моменты о налогообложении и начислении страховых взносов на компенсации
Из этого следует, что главные финансисты страны считают следующим образом: если путевого листа нет, то сумма компенсации, выданная сотруднику за использование его личного автомобиля, должна облагаться НДФЛ.
А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист. Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.
Какой Путевой Лист Нужен При Использовании Служебного Транспорта
Остальные три мероприятия это мероприятия, связанные с обеспечением Безопасности Дорожного Движения. Другими словами, если ваша организация эксплуатирует автомобиль, то включается момент обязательности ведения деятельности по обеспечению БДД.
рубрика КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ
Что делать руководителю (директору, генеральному директору, начальнику)? Понятно что директор хочет решить некоторые личные вопросы с помощью организации, но здесь надо просто определиться либо/либо
- Между гражданином и его нанимателем заключается трудовой договор, в одном из разделов которого прописываются условия использования личного транспорта для служебных нужд.
- Работодатель издает внутренний приказ по компании, которым устанавливает граничный размер компенсационного вознаграждения, а также порядок компенсации прямых затрат владельца авто.
- Каждая служебная поездка оформляется путевым листом, либо записью в специальном журнале. Информация должна иметь маршрут перемещения, цель поездки, по чьей команде она осуществляется, время начала и окончания.
- Каждое затратное действие (покупка топлива, масла, посещение СТО) должно подтверждаться квитанцией, чеком, накладной. В дальнейшем оригиналы этих документов необходимо сдать в бухгалтерию для выплаты компенсации. Бухгалтерия обязана проверить соответствие расходов с другими записями, учитывающими работу, что ведется предприятием
- Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей, либо в нерабочее время (за исключением покупки топлива).
- Все затраты суммируются за месяц, вычитаются ранее выданные авансы и выплачиваются сотруднику вместе с причитающимся вознаграждением.
Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.
Оформление компенсации за использование и возмещения расходов
Сразу обозначим – даже при использовании авто на основании трудового договора, компенсация, выплачиваемая владельцу, не является частью заработной платы. Это отдельный вид выплат. До определённого предела (устанавливается правительством РФ) не облагается налогом. Свыше этой нормы придется уплатить налоги.