Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Какие кадровые документы должны быть в организации 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.
Без них не обойтись
Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).
Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.
Кадровые документы, которые должны быть в организации
- ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
- ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
Для чего нужны кадровые документы?
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В новом документе содержится информация, аналогичная той, которая была в СНИЛС – номер страхового лицевого счета, ФИО работника, дата и место рождения, пол, дата регистрации в системе персонифицированного учета, должность, подпись работника Пенсионного фонда, который выдал документ.
Изменения для кадровиков в 2022 году
Все новые сервисы и формы на портале «Работа в России» будут бесплатными и для работников и для работодателей. Поэтому пользоваться сервисом будет выгодно индивидуальным предпринимателям, малому и среднему бизнесу, которые нередко затрачивают средства на аутсорсинг для ведения работы с кадрами.
Новые формы уведомлений о найме иностранцев на работу в 2022 году
Минтруд РФ сообщил о проведении в период с 1 января по 31 декабря 2022 года эксперимента по переведению кадровой документации в электронный вид. В рамках этого эксперимента работники смогут получить в электронной форме трудовой договор.
- обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
- рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
- специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
Обязательная кадровая документация
Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н .
———————————
Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2022 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».
Основные кадровые документы
- документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.
Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.
Нюансы хранения бумаг
Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:
- предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
- все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
- уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
- обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.
Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2022 году
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект о начале перевода кадровых документов в электронный формат в рамках эксперимента. Он продлится с 1 января по 31 декабря 2022 года.
Инициативы Минтруда
Нам обещают, что в ближайшем будущем появятся не только электронные трудовые книжки, но и электронные трудовые договоры, а также договоры о материальной ответственности, ученические договоры и другие кадровые документы в цифровом формате.
Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.
Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.
Штатное расписание
Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558*; далее — приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.
- Коллективный договор
Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. - Положение об оплате труда и премировании
Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). Вообще, если премии выплачиваются, лучше положение о премировании издать. - Должностные инструкции
Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах. - Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. - График сменности
Обязателен при наличии сменной работы. - Положение о коммерческой тайне
Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны. - Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
Обязательны при наличии в штате соответственно несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам. Кстати, имейте в виду, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере . - Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
При наличии таких работников – обязательны.
Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.
Документы по основной деятельности
UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2022 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.