Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Как осуществить выбытие части библиотечного фонда бюджетной организации». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения.
Библиотечный фонд
Как правило, переоценка изданий фонда библиотеки проводится на начало текущего года и соответствует общим правилам переоценки основных средств учреждения. В процессе ее осуществления производят перерасчет балансовой стоимости изданий и начисленной суммы амортизации. Сроки проведения переоценки, а также ее порядок устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Как провести переоценку библиотечного фонда
После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения.
Может ли быть выделено в составе библиотечного фонда особо ценное движимое имущество? Никаких законодательных ограничений на это нет. В составе библиотечных фондов вполне могут быть редкие уникальные издания, которые по решению учредителя могут быть отнесены к категории особо ценного движимого имущества. В частности, возможность выделения ОЦДИ в составе библиотечного фонда предусмотрена 18 в Приказе № 1077.
Электронные документы могут быть не только приобретены за плату (то есть приобретены права на использование соответствующих электронных изданий), но и могут быть созданы в самой библиотеке, например путем оцифровки печатных изданий. Такая операция, несомненно, должна привести к увеличению стоимости библиотечного фонда по данным библиотечного учета, но для бухгалтерии может вообще быть неизвестной.
Комиссия учреждения
Библиотечные подразделения есть во всех образовательных учреждениях. Библиотечные подразделения могут быть выделены в бюджетных учреждениях любого профиля. Чтобы у бухгалтера учреждения возникла необходимость соблюдать специальные требования к учету библиотечного фонда, необходимо:
- Цели учета.
- Метод отслеживания достоверности информации.
- Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
- Регистры для индивидуального и общего учета.
- Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
- Методы маркировки.
- Особенности хранения документов.
- Причины выбытия бумаг.
Как вести учет библиотечного фонда
В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».
Формирование Правил
- ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
- ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
- ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
- ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.
Тип специальных библиотек представлен научными, производственными, учебными. Их фонды могут быть универсальными и отраслевыми. Выделение в особый тип специализированных библиотек обусловлено ориентацией либо на специфические группы пользователей (незрячие и т.п.), либо на специфические группы документов (рукописные, секретные и т.д.).
УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя (п. 1.4 Порядка № 1077). Этот учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
К регистрам индивидуального учета относятся регистрационная книга и карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов.
Нормативно-правовая основа
Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающий регистрацию и обобщение сведений об объеме, составе, движении, стоимости, являющихся основой финансовой отчетности о фонде, а также составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.
Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы.
В соответствии с Порядком № 1077 документы библиотечного фонда разделены на следующие виды:
В бухгалтерском учете выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее — акт) форма которого утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2022 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (с приложением списка исключаемых объектов библиотечного фонда)). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.
В соответствии с п. 38, п. 53 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных учреждений), утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2022 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н) объекты библиотечного фонда принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и отражаются на счете 0 101 37 000 «Библиотечный фонд — иное движимое имущество учреждения», 0 101 27 000 «Библиотечный фонд — особо ценное движимое имущество учреждения».
Порядок списания библиотечного фонда в бюджетном учреждении
Примечание: Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), акт принимается к учету только при наличии указанного согласования. В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте, с целью дальнейшего их использования. Решение о списании может быть принято по результатам инвентаризации библиотечного фонда. Общие правила проведения инвентаризации установлены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Государственными и муниципальными учреждениями сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой. При этом, приказом руководителя учреждения может быть создана специальная комиссия, на которую будут возложены обязанности по контролю за устаревшими по содержанию и пришедшими в негодность по различным причинам объектам библиотечных фондов, или в плане работы школьной библиотеке могут быть утверждены периоды (месяцы) в течении которых планируется проводить работу по списанию учебного фонда с учетом ветхости и смены учебных программ. >>>>
Устаревшими по содержанию считаются издания и материалы, утратившие свою актуальность и практическую ценность. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не поддающиеся реставрации или когда их восстановление экономически нецелесообразно. Отбор устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов производится работниками библиотек с привлечением членов инвентаризационной комиссии. Исключение материалов из библиотечных фондов оформляется актом списания (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы, в котором указывается причина выбытия.
Обоснование вывода:
В соответствии с требованиями нормативно-правовых документов в бюджетном учреждении должен быть организован параллельный учет библиотечного фонда.
1. Бухгалтерией учреждения ведется бухгалтерский учет в соответствии с положениями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н (далее — Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2022 N 174н (далее — Инструкция N 174н), Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2022 N 257н (далее — СГС «Основные средства»);
2. Сотрудниками библиотеки ведется «внутрибиблиотечный» учет всех документов, входящих в состав библиотечного фонда. Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде в соответствии с требованиями Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 08.10.2022 N 1077 (далее — Порядок N 1077), и Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.20-2000 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика».
В соответствии с п. 54 Инструкции N 157н для учета объектов библиотечных фондов предназначена Инвентарная карточка группового учета основных средств. Форма и Методические указания по заполнению инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) утверждены приказом Минфина России от 30.03.2022 N 52н (далее — Методические указания).
Согласно Методическим указаниям для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Следовательно, заполнение графы, указывающей количество, не обязательно.
Несмотря на то что из прямого прочтения положений Инструкции N 157н, Методических указаний N 52н следует, что в отношении библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка, специалисты финансового ведомства неоднократно указывали на возможность ведения двух и более инвентарных карточек в отношении объектов библиотечного фонда (смотрите, например, материал «Новая методология бухгалтерского учета. Утверждаем рабочий план счетов (С.В. Сивец, «Бюджетный учет», N 3, март 2022 г.)», п. 3.3 письма Минфина России от 10.04.2022 N 02-06-07/1505). Данные разъяснения основаны на недействующих в настоящее время нормах, однако и в момент написания разъяснений, и в настоящее время нормы Инструкции N 157н, Методических указаний в части порядка ведения инвентарных карточек для библиотечного фонда идентичны утратившим силу.
Кроме того, пунктом 10 СГС «Основные средства» определено, что объекты основных средств, в том числе библиотечные фонды, объединяются в один инвентарный объект*(1), признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политике субъекта учета с учетом положений Инструкции N 157н. При этом срок их полезного использования должен быть одинаковым, а стоимость — не являться существенной*(2) (п. 17 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы…», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2022 N 256н).
Критерий существенности в целях объединения основных средств в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) определяется субъектом учета в рамках его учетной политики. Например, в рамках учетной политики может быть определено, что критерием отнесения стоимости объектов основных средств к несущественной стоимости являются критерии, установленные СГС «Основные средства» для начисления 100% амортизации при вводе в эксплуатацию (раздел 4 Методических рекомендаций по применению СГС «Основные средства», доведенных письмом Минфина России от 15.12.2022 N 02-07-07/84237, далее — Методические рекомендации).
Таким образом, можно прийти к выводу о том, что ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (далее — Комиссия) и оформляется соответствующим актом.
Кроме того, учитывая изложенное и приведенные разъяснения Минфина России, вполне реальной является ситуация, когда отдельная инвентарная карточка открыта на отдельную книгу, если ее стоимость, к примеру, свыше границы 100% начисления амортизации за отсутствием книг такой же стоимости.
Объединение нескольких основных средств в один инвентарный объект может быть отражено в порядке разукомплектации (п. 12 Инструкции N 174н) при согласовании таких записей в соответствии с п. 4 Инструкции N 174н.
Результаты проведенной в 2022 году инвентаризации подлежали отражению в 2022 году и, соответственно, в отчетности за 2022 год. В 2022 году отражение такой информации может быть осуществлено в порядке п. 18 Инструкции N 157н, как исправление ошибки — дополнительной бухгалтерской записью. Бухгалтерские записи отражаются в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен, и период, в котором были выявлены ошибки.
Выявленные неучтенные экземпляры (излишки) отражаются бухгалтерской записью в порядке п. 9 Инструкции N 174н с использованием счета 0 401 10 189*(3).
Аналогичными записями при их согласовании в порядке п. 4 Инструкции N 174н могут быть отражены в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по увеличению стоимости библиотечного фонда вследствие оценки отдельных экземпляров, которые ранее учитывались без денежной оценки. Отметим, что применение в таком случае счета 0 401 10 189 объясняется тем, что рассматриваемый случай увеличения стоимости в п. 19 СГС «Основные средства», п. 27 Инструкции N 157н не поименован, соответственно, и прямо предусмотренных для его отражения бухгалтерских записей Инструкция N 174н не содержит.
Обратите внимание: ведение бухгалтерского учета объектов основных средств с 1 января 2022 года осуществляется с учетом следующих особенностей группировки объектов. А именно, для учета библиотечного фонда, за исключением периодических изданий, предназначен счет 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (раздел 3 Методических рекомендаций). Соответствующие изменения планируется внести в Инструкцию N 157н, Инструкцию N 174н*(4).
Формирование с учетом положений СГС «Основные средства» входящего остатка на 1 января 2022 года осуществляется операциями в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Указанная информация отражается бюджетными учреждениями в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773). Примеры бухгалтерских записей (для казенных учреждений) по формированию остатков в отношении объектов библиотечного фонда приведены в разделе «Первое применение СГС «Основные средства» Методических рекомендаций.
На основании изложенного, с учетом положений действующих стандартов, изменений, вносимых в Инструкции NN 157н, 174н, в зависимости от принятого в учреждении решения о способе ведения учета библиотечного фонда, закрепленного в учетной политике учреждения, в рассматриваемой ситуации операции по объединению объектов библиотечных фондов в один инвентарный объект могут быть отражены следующими записями на основании акта Комиссии:
1. Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х8 310,
Дебет 0 104 Х8 410 Кредит 0 401 10 172
— отражено «списание» библиотечных фондов, учитываемых на разных карточках или изданий, учитываемых поштучно в сумме балансовой стоимости и 100% начисленной амортизации;
2. Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 172,
Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 104 Х8 410
— отражено создание библиотечного фонда в результате объединения нескольких библиотечных фондов в сумме их балансовых стоимостей и сумме их амортизаций.
На основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) в учете отражается исправление ошибок по результатам проведенной в 2022 году инвентаризации, результаты которой в части выявленных излишков и неоцененных экземпляров своевременно отражены не были:
Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 189.
Исходя из того, что учет в Инвентарной карточке (ф. 0504032) ведется только в денежном выражении общей суммой без обязательного указания количества, исправительные записи в отношении бесценных экземпляров, переданных в фонды, делать не требуется.
Особенности учета и проверки книжных памятников
После завершения инвентаризации составляется акт с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией. После этого акт передается на утверждение.