Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Как лучше приходовать авансовые отчеты 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2022–2022 год
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Что такое авансовый отчет
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме акта приема-передачи. Акт может быть составлен в произвольной форме с соблюдением обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2022 № 402-ФЗ) или по типовой форме ОС-1, ОС-1а (для зданий и сооружений), ОС-1б (для группы объектов).
По правилам налогового учета ОС до 100 000 руб. списываются на текущие расходы при вводе в эксплуатацию, а свыше 100 000 руб. включаются в состав основных средств и отражаются в расходах через амортизацию.
Документальное подтверждение покупок
Если закупается продукция у физлица, не являющегося ИП, сделку можно оформить с помощью закупочного акта, в котором нужно отразить все обязательные реквизиты. Чтобы была соблюдена письменная форма сделки, необходимо четко описать условия продажи и оплаты, указать реквизиты и подписи сторон.
Авансовый отчет заполняет сам работник, который получил деньги в подотчет. Документ можно оформить на бумаге от руки, или составить в электронном виде. В бланке указывается наименование организации, сведения о подотчетнике (ФИО, должность). Обязательно указывается цель и основание для выдачи аванса. В табличной части расписываются сведения о полученном авансе и произведенных тратах.
Бывают ситуации, когда подотчетник израсходовал собственные средства на закупку. Например, при планировании суммы не был учтен НДС. В этом случае организация должна возместить перерасход: выдать деньги из кассы или перечислить на карту.
Как выдать подотчетные деньги
Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2022 в специальной таблице:
В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.
Как выдаются подотчетные средства
Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.
Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.
Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм
Как правило, работодатель и сам заинтересован в том, чтобы расчеты, произведенные через подотчетное лицо, были подтверждены оправдательными документами. Законодательство не запрещает оказывать сотруднику некое содействие в получении оправдательных документов.
Сначала ответим на один вопрос. Почему важно правильно оформлять выдачу подотчетных сумм? Если подотчет оформлен не по правилам, налоговики посчитают деньги не подотчетными средствами, а доходом работника. Они начислят НДФЛ и страховые взносы. Но это еще не все. Чеки, которые принесет подотчетник, нельзя будет учесть в расходах. Следовательно, на выданную сумму начислится еще и налог на прибыль.
Порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году
Раньше деньги выдавались по двум документам: заявление сотрудника и приказ руководителя. В письме от 06.09.2022 № 29-1-1-0Э/20642 чиновники Центробанка разъяснили, что одновременно оба документа не нужны. Достаточно оформить один документ на выбор руководства организации:
Кому можно давать подотчетные средства
Если принято решение о выдаче наличных по заявлениям работников, целесообразно разработать шаблон. Важно, чтобы этот документ содержал необходимую информацию: для чего необходимы деньги, в каком размере, и в какой срок работник предоставит отчет. Заявление оформляется по обычным правилам:
Если были произведены расходы на хозяйственные нужды, то к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. Таковыми являются кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица, и в обязательном порядке для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, прикладывается товарный чек. Кассовый чек содержит сведения о продавце и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров или услуг. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации принимает к учету приобретенные ценности. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. К сожалению, в некоторых учреждениях считают достаточным приложить к авансовому отчету только кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.
Авансовый отчет в бюджетном учреждении в 2022 году
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2022 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2022 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
- В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
- Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
- Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
Правила по составлению отчета
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным. Поэтому работник вместе с авансовым отчетом вправе представить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail. Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги.
Благодаря решениям Центробанка стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанция вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде.
Деньги в подотчет должникам
Новые правила подотчета 2022 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2022 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.
ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.
Бухгалтерский учет авансовых отчетов
Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.
Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.
С 19.08.2022 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
Изменения по подотчетным суммам в 2022 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.
Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2022 № 03-01-15/63182, от 20.08.2022 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2022 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2022 № 17-15/176342.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2022 № 03-11-11/42288).
Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств
Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:
- оплаты командировочных расходов;
- оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
- компенсации документально подтвержденных расходов.