⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Оформление Путевого Листа При Использовании Личного Автомобиля Для Служебных Целей С 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ. Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.
При использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:
— выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
— аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
— безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.
Организация находится на ОСНО. Генеральный директор использует личный автомобиль для работы. Он планирует приобрести топливные карты и оплачивать бензин за счет компании.
Нужны ли будут в данном случае путевые листы? Как это отражается в бухгалтерском и налоговом учете?
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Можно ли обойтись без путевого листа
В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» ;
Выплачиваем работнику компенсацию за — использование автомобиля
“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать ” .
Из авторитетных источников
“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.) ” .
Следует отметить, что согласно регламентам подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона №212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона №125-ФЗ, страховые взносы на обязательное соцстрахование не начисляются на выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, так как выплаты эти определены трудовым законодательством РФ.
Пункт 3 статьи 217 НК РФ регламентирует вопрос об обложении НДФЛ всех видов компенсационных выплат сотруднику, которые, так или иначе, были связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Из тезисов статьи следует, что данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Чтобы освободить себя от обязанности уплаты НДФЛ в данном случае, компания должна представить расчеты сумм компенсаций, а сотрудник в свою очередь должен представить подтверждающую документацию о принадлежности ему имущества, использованного в служебных целях, а также документы, где будут указаны суммы понесенных им расходов в поездке служебного характера. О правомерности таких требований свидетельствует ряд писем Минфина РФ от 30.04.2022 №03-04-05/25434, от 20.04.2022 №03-04-06/22274, от 27.02.2022 №03-04-06/5600 и другие.
Важные моменты о налогообложении и начислении страховых взносов на компенсации
В Минфине РФ считают, что если путевого листа нет, то сумма компенсации, выданная сотруднику за использование его личного автомобиля, должна облагаться НДФЛ, при этом саму сумму компенсации нельзя относить к налоговым расходам.
Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.
Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992. Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.
Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника
Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:
Такую компенсацию платят, если компания (ИП) использует личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Например, для служебных разъездов. Часто такую компенсацию платят гендиректору за использование его машины вместо служебной.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством — вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2022 № 03-04-06/35076. Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда. А нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.
Как платить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Что касается путевых листов, то их желательно оформлять. Именно путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках. Организации, которые не специализируются на автотранспортных услугах, заполнять его могут раз в неделю или даже в месяц. Главное, чтобы были прописаны маршруты (письмо Минфина России от 16.03.2022 № 03-03-04/2/77).
«5.3. С 01.09.2022 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2022, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
Использование личного транспорта в служебных целях
- на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2022 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
- на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
Определяем размер компенсации.
– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.
Если работодатель только предполагает, что в служебных целях понадобится авто сотрудника, то в этом случае заключается дополнительное соглашение к Трудовому договору. А в самом документе просто делается запись, что в случае эксплуатации транспорта сотрудника, ему будет выдана компенсация, порядок выдачи и размер которой устанавливается в особом дополнительном соглашении.
- Марку машины или иного транспорта;
- В каких целях будет использоваться;
- Сколько времени;
- Как будет платиться компенсация, в каком размере;
- Порядок ее выдачи:
- Правила оплаты бензина, горюче-смазочных материалов, ремонта.
Размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2022
Внимание! Важнейшим условием для покрытия износа машины работнику служит официальная договоренность между ним и работодателем. Обе стороны должны быть согласны, что сотрудник будет ездить по делам организации на своем авто.
В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
- председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
- тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Путевые листы
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
Использование личного транспорта в служебных целях
Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2022 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2022 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Определяем размер компенсации.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2022 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
Если бюджетное учреждение в своей деятельности использует личный автомобиль работника, необходимо возместить текущие расходы на его содержание и сумму износа. Это можно сделать с помощью компенсации, предусмотренной статьей 188 Трудового кодекса РФ.
При этом нормы НК РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Следовательно, обоснованность использования автомобиля можно подтвердить и другими документами, например: приказ руководителя, должностная инструкция руководителя, данными системы слежения за автомобилем, если она позволяет достоверно определить пройденный путь.
Вопрос
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу подтверждения для целей налога на прибыль организаций расходов водителей, использующих личный транспорт в служебных целях, путевыми листами и сообщает следующее.
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92.
Таким образом, путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном приказом Минтранса России от 18.09.2022 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», налогоплательщики вправе использовать для подтверждения вышеуказанных расходов, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций.