Обязательные журналы регистрации кадровых документов 2022: обновленная информация, советы

Содержание

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Обязательные журналы регистрации кадровых документов 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2022 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Приводим в порядок кадровые бумаги

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Журналы учета на факультативной основе

простейший — в журналах;
более совершенный — с помощью картотеки;
наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) . Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.
———————————
Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Приказ Росстата от 29.07.2022 N 174 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений».

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н .
———————————
Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2022 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2022 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

Для ведения кадрового документооборота в электронном виде и формирования цифровых документов, защищенных электронной подписью, будут использовать отечественное программное обеспечение. Весь обмен информацией и документами с различными контрольно-надзорными органами будет осуществляться в цифровых форматах.

Новое в кадровом делопроизводстве в 2022 году

До вступления в силу этих изменений сведения об уклонистах требовалось предоставлять только на основании запросов из военных комиссариатов. Для оформления направления для постановки на воинский учет нужно использовать форму, утвержденную приказом Минобороны России, МВД России и ФМС России от 10 сентября 2022 г. № 366/789/197. Работодатель при этом может оставить незаполненными поля, которые содержат сведения:

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2022 году

Минтруд РФ с 2022 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровый документооборот затронул такие процессы, как:

Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали здесь.

Неправильно составили график отпусков – забыли зафиксировать перенос, не ознакомили работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учли льготные категории, неправильно разделили отпуск (одна часть должна быть длительностью не менее 14 дней)

Шаг 6. Создайте шаблоны документов, соберите базу бланков

На какие документы действует инструкция.
Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
Для каких документов вы утвердили типовую форму.
6. Порядок работы с печатями и штампами.
Кто занимается трудовыми книжками.
Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Без них не обойтись

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2022. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.

Обязательная кадровая документация 2022

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Какие документы нужны для открытия ООО в 2022 – 2022 году

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Работа кадровика Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе? Темы: Трудовое законодательство Кадровое делопроизводство Учет трудовых книжек Личное дело работника Прием на работу Увольнение Кадровые мероприятия Журнал и сервисы.

Обязательные кадровые документы в организации 2022

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Читайте о журнале по охране труда еще больше по ссылке. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3. Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, так как компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2022

График составляет руководитель отдела кадров если таковой имеется и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, то есть за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве 2022

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику? Трудовая книжка может быть направлена по почте при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу , если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте ч.

С января 2022 года Роструд ввел новую ежеквартальную форму отчетности. Работодателей обязали сдавать в территориальные Центры занятости сведения о сотрудниках предпенсионного возраста. Срок сдачи нового отчета — 15 число месяца, следующего за завершающим отчетный период. Первый отчет работодатели должны были направить 15 января, следующий срок сдачи этого отчета — 15 апреля.

Федеральный закон от 06.02.2022 № 8-ФЗ, вступившим в силу с 17 февраля 2022 года, обязывает работодателей подавать в военкоматы информацию о сотрудниках призывного возраста, уклоняющихся от постановки на воинский учет. Корректировки об это внесли в Закон о воинской обязанности и военной службе от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

4. Новый отчет в службу занятости о работниках предпенсионного возраста

О том, как правильно вести кадровое делопроизводство, каких ошибки ваших коллег учесть, расскажет Валентина Андреева, эксперт «Системы кадры», профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП

обязательные документы – для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
рекомендательные документы – носящие рекомендательный характер;
специфические документы – зависящие от специфики конкретного учреждения.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
– журнал регистрации трудовых договоров;
– журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
– журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
– журнал регистрации приказов о командировках работников;
– журнал регистрации командировочных удостоверений;
– журнал регистрации служебных заданий;
– журнал регистрации локальных нормативных актов;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
– журнал выдачи справок по личному составу;
– журнал учета больничных листов;
– журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
информационно-расчетные документы – в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
распорядительные документы – документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
журналы контроля и учета – журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.