Сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году таблица

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году таблица». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Сроки хранения кадровых документов на примере

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.

Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали еще в 2022 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2022 № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

В 2022 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2022 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Срок хранения документов в организации в 2022 году таблица

Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.

Новые сроки хранения документов в 2022 году

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

Коллективный договор подлежит хранению как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.

Сроки хранения документов в организации

Все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Скачать:

В большинстве случаев период сохранения бухгалтерских и налоговых документов считается с 1 января следующего после составления года. Например, авансовый отчет был создан в 2022 г. Следовательно, его хранить надо начинать с 1 января 2022 г. Но важно учесть, что это правило имеет исключения.

На самом деле многие бухгалтеры для перестраховки хранят, во-первых, все документы, а не только те, которые требует законодательство. А во-вторых, хранят намного дольше сроков, установленных законами. Иногда это бывает оправданным. Например, по Гражданскому кодексу максимальный срок исковой давности при некоторых условиях достигает десяти лет (ч. 2 ст. 196 ГК РФ). Если компании придется обращаться или отвечать в суде, без документов дело будет заведомо проигрышным.

Срок хранения документов в 2022 году: таблица

Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.

Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица

Для первых двух групп есть нормативные требования, и есть контроллеры, которые могут запросить архивные документы. Например, бухгалтерскую первичку могут затребовать налоговики, а кадровую документацию – трудовые инспекторы. Для некоторых документов правила и сроки хранения компания может определить сама. Скачайте таблицу со сроками хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2022 году.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Сроки хранения кадровых документов

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

Похожие публикации

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

В разработанном перечне, в частности, учтено общее правило о сроке хранения документов по личному составу в 50 или 75 лет. Например, трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении предлагается хранить 50/75 л. ЭПК (п. 435).

Росархив разработал новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения…»

Росархив разработал новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Росархив предложил для общественного обсуждения проект приказа «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (ID проекта — 01/02/07-19/00092945).

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.

Как организовать хранение документов по личному составу в соответствии со срокам хранения документов в организации

Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа от 31 марта 2022 г. № 526).