Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
- С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).
Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек
Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2022 № КАС07-416).
Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2022 N 07-05-06/18 ) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.
Трудовая книжка — расход работодателя
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
- порядковый номер записи;
- дата приема на работу нового сотрудника (в данной книге отражаются только сотрудники по основному месту работы);
- полные фамилия, имя и отчество сотрудника;
- реквизиты трудовой книжки (в зависимости от года выпуска бланка данное поле может содержать как серию и номер, так и один только номер);
- должность сотрудника (указывается должность, отраженная в приказе о приеме, вносить данные о переводе на другую должность законодательство не требует);
- структурное подразделение, в которое принят на работу сотрудник (при отсутствии такового поле может содержать прочерк);
- номер приказа о приеме, совпадающий с номером в записи о поступлении на работу в трудовой книжке;
- подпись ответственного лица, которое приняло от сотрудника трудовую книжку на хранение;
- сумма компенсации за выданный бланк новой трудовой книжки (или вкладыша) (если такой бланк не выдавался или у работодателя предусмотрена безвозмездная выдача бланков, в данном поле указывается прочерк);
- дата выдачи трудовой книжки при увольнении (обычно совпадает с датой самого увольнения);
- подпись получившего свою трудовую сотрудника.
Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2022 году
Для внесения исправлений никаких специальных правил в нормативно-правовых актах, посвященных трудовым книжкам, не предусмотрено. Поэтому принято руководствоваться обычным порядком, когда неверная надпись аккуратно зачеркивается, рядом вносятся верные значения, делается запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица. А вот использование корректирующих средств недопустимо.
Какие сведения отражаются в журнале учета?
Что касается налогообложения операций по выдаче бланков трудовых или вкладышей, то Минфин дал разъяснения в своем письме от 19.05.2022 № 03-03-06/1/30818. В нем говорится, что выдача бланков сотруднику является операцией, облагаемой НДС и налогом на прибыль. Опираясь на рассуждения чиновников, можно сделать вывод, что и при упрощенке выдача бланка работнику является налогооблагаемым доходом.
При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.
В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Трудовая книжка – актив организации
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.
Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Где отражают учет трудовых книжек
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.
Бланки вкладышей хранятся как документы строгой отчетности (в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность). Их выдают лишь лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, только по его заявке. По окончании каждого месяца этот работник должен представить в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии таких бланков. В отчете отражаются суммы, полученные за вновь выданные трудовые книжки и вкладыши в них. Поэтому нужно приложить приходный кассовый ордер, подтверждающий прием денег от работников.
Учет вкладышей в — трудовые книжки
Поэтому в соответствии с Правилами в учреждении должны вести две книги:
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, в которой отражают все операции по движению бланков, с указанием серии и номера каждого из них (ведет бухгалтерия);
– книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой отражают соответствующие документы, принятые от работников, с указанием серии и номера документа (ведет отдел кадров).
Правила учета и хранения
– Учреждение учитывает незаполненные трудовые книжки и вкладыши в них как бланки строгой отчетности. Можно ли их учитывать только в книге учета бланков строгой отчетности, не заполняя приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее?
В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).
Учет трудовых книжек: практичские рекомендации
Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).
Разберемся со счетами
Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя. Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.
Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.
Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки
Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.
Как оприходовать трудовые книжки
- Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
- Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
- Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.
Наниматели, оформляющие проводки по трудовым книжкам, отмечают бланки в статье прочих расходов. Их отражают на забалансовом счете в качестве бланков строгой отчетности. По рекомендации чиновников Минфина бухгалтерский учет трудовых книжек фиксируется в следующей виде – проводки:
Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п. 46, 47 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, Определению ВС РФ в от 06.09.2022 № КАС07‑416 . Дата выдачи книжки ушедшему из организации работнику фиксируется в специальной книге учета.
Покупка трудовых книжек
Работник не платит за оформление трудовой при поступлении на должность. После того, как в документ вносят сведения о работнике, он перестает быть собственностью нанимателя. Хотя он хранится в кадровом отделе, но принадлежит сотруднику и выдается ему при уходе из организации согласно ст. 84.1 ТК РФ.