Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Сотрудник По Авансовому Отчету Отчитался Был В Командировке Авансовый От 12.02..2022 А Счет За Гостиницу От 07.02.2022 Какой Датой Надо Принять Документы За Проживание». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках;
— Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов;
— Энциклопедия решений. Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;
— Вопрос: Подотчетное лицо коммерческой организации отправлено в зарубежную командировку. Для расчетов за проживание в отеле в период командировки использует банковскую карту. Командированному лицу был выдан счет за проживание, но не были представлены документы, подтверждающие оплату. Подотчетное лицо представило авансовый отчет, однако не приложило к нему документов, непосредственно подтверждающих оплату счета за проживание в гостинице. Какими документами командированный работник может подтвердить понесенные расходы? Может ли в качестве подтверждения оплаты быть представлен к авансовому отчету скриншот с мобильного телефона о списании денежных средств? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2022 г.)
— Вопрос: Коммерческая организация направляет лиц, принимаемых на работу, на обязательный предварительный медицинский осмотр. В дальнейшем работники направляются на вахту, в связи с чем им возмещаются, в частности, расходы на проживание в гостинице. В качестве документов, подтверждающих понесенные расходы на оплату медицинского осмотра, на проживание в гостинице, работники представляют помимо договоров, актов и счетов только квитанции к приходным кассовым ордерам. Можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица такие квитанции при отсутствии кассовых чеков? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2022 г.)
Обоснование позиции:
1. Служебная командировка согласно ст. 166 ТК РФ — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ) в том числе расходы по найму жилого помещения.
Расходы по найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, организация-налогоплательщик своим локальным нормативным документом может установить порядок возмещения расходов за наем жилого помещения при нахождении своего сотрудника в командировке в таких случаях, как:
— нет подтверждающих документов;
— при наличии подтверждающих документов, в которых отсутствуют какие-либо реквизиты;
— в иных случаях (например, по контрагенту отсутствует информация о государственной регистрации в ЕГРЮЛ (ЕГРИП)*(1).
Таким образом, в общем случае при наличии локального нормативного акта (приказа по организации) о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить расходы работнику в пределах установленных норм.
2. Нормы главы 25 НК РФ не определяют конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения затрат на наем жилья при нахождении работника в командировке, устанавливая лишь, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами) (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(2).
При этом если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.
Положениями п. 20 Постановления Правительства РФ от 09.10.2022 N 1085 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» установлено: организации и ИП, оказывающие гостиничные услуги, вправе самостоятельно разработать документ (договор), подтверждающий оказание соответствующих услуг физическим лицам. Такой документ (договор) должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации;
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
Согласно позиции Роспотребнадзора, выраженной в письме от 11.01.2022 N 01/37-16-29, исполнитель при заключении договора с потребителем на предоставление гостиничных услуг обязан обеспечить включение в него всех тех положений, которые предусмотрены его пп. «а»-«е». При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
Иными словами, при отсутствии в документе хотя бы одного из обязательных реквизитов, перечисленных в п. 20 Правил, договор может быть признан незаключенным. Вместе с тем заключением договора в письменной форме считается не только составление одного документа, подписанного сторонами, но и обмен документами (письмами, факсами и т.д.) (п. 2 ст. 434 ГК РФ). То есть если недостающие реквизиты содержатся в других документах, в том числе БСО, то договор будет отвечать требованиям п. 20 Правил.
В рассматриваемой ситуации вместо договора на оказание услуг гостиницей был выдан чек БСО, в котором, кроме обязательных реквизитов, предусмотренных п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, должна содержаться информация, позволяющая идентифицировать, какие услуги, кому и на какой срок были предоставлены.
Таким образом, бланк БСО, содержащий обязательные реквизиты п. 20 Правил, может подтверждать факт получения услуги проживания в гостинице подотчетным лицом.
Кроме того, организация в данном случае вправе обосновать потребление работником услуги, связанной с наймом жилья, любыми документами, косвенно подтверждающими потребление такой услуги (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7853). К последней группе документов могут быть отнесены, например, приказ о командировке, проездные и иные документы, подтверждающие факт пребывания работника в командировке в месте нахождения гостиницы (в соответствующие даты).
Вместе с тем из ряда разъяснений Минфина России прослеживается, что организации в рассматриваемой ситуации для документального подтверждения затрат на наем жилья следует иметь также и документы, подтверждающие факт оплаты сотрудником услуг гостиницы (смотрите, например, письма Минфина России от 24.06.2022 N 03-03-06/1/36877, от 16.02.2022 N 03-03-05/23).
Как следует из разъяснений Минфина России, в общем случае в качестве документов, подтверждающих факт найма жилого помещения в командировке, могут выступать в том числе документы, приравненные к кассовым чекам, оформленные на бланке строгой отчетности (письма Минфина России от 09.08.2022 N 03-11-06/3/58, от 18.08.2022 N 03-03-06/1/556).
В письме Минфина России от 11.10.2022 N 03-01-15/66392 также говорится, что документ, выданный организацией или индивидуальным предпринимателем на бумажном носителе в качестве подтверждения факта осуществления расчета между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) и содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, может быть использован как документально подтверждающий расходы.
Таким образом, полагаем, что БСО может выступить документом, который подтверждает производство расчетов.
Вместе с тем необходимо учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее также — ККТ), включенная в реестр ККТ, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
Случаи, при которых ККТ не применяется, перечислены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Рассматриваемая ситуация в ней не указана.
Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек (или БСО) на бумажном носителе и (или) направить кассовый чек или БСО (т.е. фискальные документы) в электронной форме покупателю (клиенту))*(3). Согласно п. 1 ст. 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети Интернет.
То есть при передаче денежных средств в качестве оплаты за проживание сотрудник гостиницы обязан выдать кассовый чек*(4) или БСО, сформированный в порядке, предусмотренном Законом N 54-ФЗ, или направить кассовый чек (БСО) в электронной форме покупателю. При этом распечатка продавцом (ИП) кассового чека (БСО) по просьбе подотчетного лица организации не должна вызвать затруднений: наличие устройства для печати фискальных документов — одно из обязательных требований к контрольно-кассовой технике (абзац 4 п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ).
Минфин России в письме от 31.05.2022 N 03-03-06/1/37141 указал: если при осуществлении расчетов применялась ККТ, то оправдательные документы (к авансовому отчету) должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона N 54-ФЗ.
Таким образом, мы имеем ситуацию, при которой факт получения подотчетным лицом услуги проживания в гостинице является подтвержденным для целей налогообложения прибыли (при соблюдении иных норм оформления первичного документа), факт оплаты услуги также можно считать подтвержденным, хотя и с нарушением законодательства о ККТ.
Мы полагаем, что нарушение, допущенное исполнителем при документальном оформлении расчетов при оказании услуг по проживанию, не должно послужить основанием для организации отказаться от намерения включить расходы по найму жилого помещения в состав прочих расходов на основании нормы пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ*(5).
Можно ли возместить работнику расходы по проживанию в гостинице (выдан бланк строгой отчетности 10 июля 2022 года), если ККТ в гостинице еще не установлена?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Нарушение, допущенное исполнителем при документальном оформлении расчетов, связанных с оказанием услуг по проживанию, не освобождает организацию от обязанности возместить работнику расходы на проживание, а также не является основанием для того, чтобы организация отказалась учитывать указанные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:
Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2022).
Когда надо отчитаться работодателю
Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.
Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?
Ответы на — вопросы: подтверждение командировочных расходов
Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?
Слип может подтвердить расходы на гостиницу
Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2022 годах
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:
Как получить отчетные документы за проживание в гостинице
Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2022 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2022 № 14-03-11/08-13985.
Если счета нет
В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2022 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2022 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Принимать НДС к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.
Проверка авансового отчета
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Порядок и сроки оформления авансового отчета по итогам командировки также оговаривают в Положении. Как правило, предъявить авансовый отчет с приложенными к нему документами сотрудник должен не позднее, чем через три рабочих дня по возвращении из служебной поездки.
В Положении прописывают и правила документального оформления поездки. Документы, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке, в том числе, проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, а также проживание в гостинице включают в авансовый отчет. К нему прикладывают и документы, которыми командированный сотрудник подтверждает дополнительные расходы, произведенные им в поездке с ведома и по поручению руководства.
Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы
После подсчета фактических расходов вернувшегося из командировки сотрудника, сумма будет сверена с той, что была получена им подотчет. Разницу бухгалтерия вычтет или выплатит в ближайший срок, установленный в организации для выплаты зарплаты.
В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.
Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2022 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.
Прочие услуги гостиниц
То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.
- авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
- ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.
Какими документами оформить возвращение сотрудника из командировки
Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 30 октября 2022 г. № 03-11-11/46198.
Авансовый отчет
Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Особенности направления работников в командировку.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.
Как оформить командировку в 2022 году: инструкция с образцами документов
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
Кого нельзя направить в командировку
- Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
- Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
- Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.
Если продавец все же дает древний «строгий» бланк, пусть подотчетник узнает, почему, на каком основании. Лучше всего — попросить у торговца письмо от его имени со ссылкой на соответствующую норму закона. Ту, согласно которой продавец имеет право не эксплуатировать онлайн-ККТ. Либо выдать копию документа — основания для невыдачи чека.
Новые правила по подотчету с 1 июля 2022 года
Еще в своем письме от 21.04.2022 № 03-01-15/24307 Минфин пояснил, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы. Поэтому пугаться современных опций не нужно. То, что продавец дает в подтверждение расходов, то и нужно брать у него, распечатывать и нести в бухгалтерию.
Пункт 4. Электронный посадочный талон при авиапереездах не вариант для целей НУ
С 1-го же июля электронными по общему правилу должны быть бланки строгой отчетности. Типографские БСО запретили всем, кто не имеет каких-либо постоянных или временных льгот по новым онлайн-кассам. БСО нового поколения должны изготавливаться с помощью специальных онлайн касс, подобных тем, что печатают онлайн-чеки. То есть данные о продаже услуги будут также поступать оперативно в ФНС.