Сроки Хранения Документов В Организации В 2022 Году Таблица Скачать Эпк

Содержание

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки Хранения Документов В Организации В 2022 Году Таблица Скачать Эпк». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Сроки хранения

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Законодательное регулирование

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения.

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2022 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2022 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Рекомендуем прочесть:  32%От Какой Суммы В2022 Году Добавили Участникам Боевых Действий

Что делать если истек срок хранения документов?

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.

Срок хранения документов в 2022 году: таблица

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно путем сожжения, это самый надежный способ. Некоторые виды офисной бумаги очень плохо горят, тогда остается только измельчение. Например, документы можно пропустить через шредер. Измельчать документы нужно так, чтобы их восстановление из отдельных частей было невозможным.

Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица

Отсчет срока хранения для большинства документов начинается с 1 января после отчетного года. Например, товарная накладная составлена 20 сентября 2022 года. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2022 года. Некоторые документы ведутся на протяжении нескольких лет, например, всевозможные журналы. Отсчет срока по ним начинается с 1 января года, следующего за завершением ведения документа. Например, журнал проведения инструктажей велся с 1 января 2022 года по 30 июня 2022 года. Срок начинаем отсчитывать с 1 января 2022 года.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Нормативная база

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Теперь за хранение бумаг отвечает не только руководитель. С главбуха взыщут долги компании, если он не сберег первичные документы (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.02 № 127-ФЗ). Узнайте, какие документы и сколько хранить.

Сроки хранения документов в организации в 2022 году

В расчете на то, что организация не сохранила документы, недобросовестные контрагенты могут попытаться отсудить у нее деньги. Так, в 2022 году ООО «БИЛДИНВЕСТ» предъявило иски сразу нескольким поставщикам. У компаний требовали вернуть аванс за поставки, которые они якобы не провели. Те, кто не сохранил первичку, не смогли подтвердить сделку и заплатили покупателю за свой же товар (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.17 № Ф07-9216/2022, решение Арбитражного суда Московской области от 22.03.17 № А41-9613/16).

Cроки хранения бухгалтерских документов

Компании хранят документы, потому что их требуют контролеры из налоговой и фондов, трудинспекторы и другие проверяющие. Именно с ними чаще всего компании спорят из-за пропавших бумаг. В споре с контрагентами и работниками тоже не обойтись без документов.

Рекомендуем прочесть:  Льготы на проезд в спб

Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2022 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.

Срок хранения документов в организации в 2022 году таблица

С 1 января 2022 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

Какой срок хранения налоговых документов для организаций

  1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
  2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2022 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

Как считать сроки хранения документов

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений. При этом ФНС издала распоряжение, в котором установила новые сроки хранения отчетов и других документов в самой налоговой.

Какой период хранения у страховых документов

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и т. д. Для многих разновидностей документов (в делопроизводстве, бухучете, корпоративной сфере) организация обязана соблюдать особые сроки хранения. Ряд документов хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Рекомендуем прочесть:  Все Выплаты При Рождении Ребенка В 2022 Новосибирск

В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2022, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2022 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.

Сроки хранения документов

В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2022 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов. Так, действующие сроки, в течение которых учреждение обязано хранить выпущенные им бумаги, определяются следующими документами:

Ключевые сроки хранения документов – 2022

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (вступили в действие на основании приказа Минкультуры России от 31.03.2022 г. № 526);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 25.08.2022 г. № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 31.07.2022 г. № 1182);
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (вступил в действие на основании решения Главархива СССР от 15.08.1988 г.);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (вступило в действие на основании постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс).

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения…»

В разработанном перечне, в частности, учтено общее правило о сроке хранения документов по личному составу в 50 или 75 лет. Например, трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении предлагается хранить 50/75 л. ЭПК (п. 435).

Росархив разработал новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Росархив предложил для общественного обсуждения проект приказа «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (ID проекта — 01/02/07-19/00092945).

Коллективный договор подлежит хранению как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.

Сроки хранения документов в организации

При длительных сроках могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.д. Это очень трудоемкая и сложная процедура, включающая экспертизу и ручную реставрацию. Поэтому лучше по возможности заранее оцифровать архив. Для этого руководитель организации издает специальный приказ.

Скачать:

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирают способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер, либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

Оцените статью
Правовая защита населения