Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Что нужно водителю если он берет служебный автомобиль в личных целях в 2022 году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если личное авто сотрудника используется в служебных целях, работодатель обязан начислить ему компенсацию. Однако случается и обратная ситуация. Работнику может предоставляться служебное авто. И в этом случае уже он несет ряд обязанностей. Может ли сотрудник использовать служебное авто в личных целях? Этот вопрос не регламентирован законом. То есть руководитель может самостоятельно определять рамки эксплуатации ТС. Но для этого ему потребуется издать соответствующее распоряжение.
Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях
Распоряжение об ограничении эксплуатации авто составляется в свободной форме. Вид документа не регламентирован нормативными актами. Но приказ должен соответствовать стандартным требованиям: указание всей необходимой информации, наличие подписи руководителя и даты. Примерный образец распоряжения:
Правомерен ли запрет на использование авто в личных целях?
Из этого решения можно сделать вывод, что работодатель имеет право ввести запрет на эксплуатацию служебного ТС в личных целях. Но при этом рекомендуется согласовать подобное решение с профсоюзом. Если возникнет конфликт с сотрудником, наличие согласия с профсоюзом поможет выиграть дело в суде.
Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.
В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:
Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.
Вариант 1. Ссуда
Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.
Ведомство, как и трудовая инспекция, считает, что работники, использующие в работе служебные автомобили, обязаны проходить медосмотры. Если инспектор установит, что работник, например, не прошел предрейсовый медосмотр, он составит в отношении него протокол по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Данная норма предусматривает ответственность за нарушение требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей транспортных средств. В итоге работник будет оштрафован на 3 тыс. руб. Отметим, оштрафовать могут и саму компанию-работодателя, а также ее должностных лиц.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Ответ
Анна Иванова считает, что инспекторы вышли за пределы своих полномочий, потребовав заключения дополнительных соглашений о совмещении профессий (должностей): «заключение таких соглашений невозможно без согласия работников, которые его не давали. Поэтому многие работодатели отказались от принуждения работников к этому и были поддержаны судами. Если же работник считает, что его права ущемляются, он вправе обратиться в суд. Такой подход вытекает из принципа свободы труда».
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
Использование личного транспорта в служебных целях
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).
Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?
– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.
• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;
Порядок использования автомобиля
«По мнению трудовой инспекции, работники, использующие в работе корпоративные автомобили, должны не только проходить все предусмотренные законом медосмотры, но и быть оформлены как водители в порядке совмещения профессий. Но так как у большинства судов иное мнение, предписание ГИТ можно будет с легкостью оспорить.
Вопрос
Некоторые компании в судебном порядке оспорили предписания инспекции. Они аргументировали свои требования тем, что служебные автомобили были выделены работникам в качестве бонусов. То есть предоставление автомобилей являлось дополнительной льготой, включенной в социальный пакет. При этом автомобили работники могли использовать не только в рабочих, но и в личных целях. Например, для передвижения по городу при выполнении трудовых обязанностей или поездок с семьей за город. Очевидно, что работник вправе использовать в данных целях и собственный автомобиль. При этом штатным водителем компании он не станет.
Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.
При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.
Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов
- Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
- Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
- Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
- Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.
Что будет за нарушения
Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.
Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.
С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное. А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.
Учитываются ли как-либо компенсации?
Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными. То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов. С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:
Многие скажут что в этом документе нет ни слова о » коммерческих перевозках » поэтому, судя по всему, путевой лист должен оформляться во всех случаях эксплуатации транспортного средства, которое принадлежит юр.лицу или ИП.
К счастью наш герой, которого остановили сотрудники ГИБДД для проверки документов знал об этом Постановлении и фактически процитировал его слово в слово сотрудникам полиции. В итоге инспекторы ДПС сразу забыли о своей просьбе и неожиданно переключились на путевой лист, потребовав предъявить заполненный документ, указав на то, что автомобиль зарегистрирован на юридическое лицо, а значит, в соответствии с законодательством все водители, управляющие корпоративным транспортом, обязаны возить с собой и предъявлять по первому требованию заполненные путевые листы.
В каких случаях перевозка груза и пассажиров может считаться коммерческой?
Как вы уже поняли в этом нет необходимости, поскольку действующее Российское законодательство четко обозначила тех лиц, которые обязаны во время управления транспортным средством иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по первому требованию сотрудникам полиции.
Организация по доп. соглашению с Булатовым И.Т. платит ему компенсацию за использование его машины в сумме 5000 руб. в месяц, куда входит: износ, ремонт, стоянка, бензин. С 14 по 21 января 2022 года он был на больничном. В январе 17 рабочих дней, т.е. отработано за январь – 11. Сумма компенсации за январь составит:
Компенсации за использование личного авто в служебных целях в 2022 году
Для заключения договора аренды требуется согласие владельца в доверенности (право на заключение договора аренды). Договор нужно заключить на владельца и при согласии владельца его вправе подписать работник.
Договор аренды личного автомобиля
Компенсация за автомобиль выплачивается только сотрудникам, работа которых имеет регулярный характер разъездов и определяется руководителем. Такой характер работы нужно отразить в локальных актах: должностных инструкциях, трудовых договорах и т. д. Кроме характера работы в документах нужно отразить возмещение расходов, которые возникают в ходе эксплуатации. Размер расходов обосновывается:
Что касается путевых листов, то их желательно оформлять. Именно путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках. Организации, которые не специализируются на автотранспортных услугах, заполнять его могут раз в неделю или даже в месяц. Главное, чтобы были прописаны маршруты (письмо Минфина России от 16.03.2022 № 03-03-04/2/77).
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Такую компенсацию платят, если компания (ИП) использует личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Например, для служебных разъездов. Часто такую компенсацию платят гендиректору за использование его машины вместо служебной.
Как платить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2022 году
Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством — вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2022 № 03-04-06/35076. Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда. А нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.