Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Инвентаризация подотчетных лиц в бюджете». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Пример 1. По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в автономном учреждении, выявлена нереальная к взысканию кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по трем бывшим сотрудникам, в сумме 15 330 руб., образовавшаяся в учете по коду вида деятельности 4 «Субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания». Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность списана на доходы организации.
При осуществлении финансово-хозяйственной деятельности государственное (муниципальное) учреждение вступает во взаимоотношения со своими работниками при заключении трудовых договоров. В связи с этим у него возникают обязательства по расчетам по заработной плате, пособиям, компенсационным выплатам, для учета которых используются следующие счета (п. 256 Инструкции N 157н ):
Инвентаризация расчетов по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами»
Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее — инвентаризационная опись (ф. 0504089)) и актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Обе формы утверждены Приказом Минфина России N 173н .
- дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
- дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
- дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.
Как организовать расчеты с подотчетными лицами
Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций проводится систематически. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами создается специальная комиссия, которая обязана проверить:
Особенности учета в бюджетных организациях
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Как любая дебиторская или кредиторская задолженность, состояние расчетов с подотчетными лицами подлежит инвентаризации, согласно пункту 3.47 Методических рекомендаций о проведении инвентаризации. Решение о проведении проверки принимает руководитель компании. Также существуют случаи проведения обязательной инвентаризации, например составление годовой бухгалтерской отчетности или ликвидация компании.
Как проводить расчеты с подотчетными лицами
Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800. К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н.
Бухгалтерский учет
Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах. Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть.
- отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
- суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)
В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.
Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.
Минфин в Письме от 01.08.2022 № 02-07-10/58207 разъяснил, что Методические указания не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при проведении инвентаризации в организациях государственного сектора. Вместе с тем отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, субъект учета вправе включить в документы учетной политики.
Инвентаризация расчетов с персоналом и бюджетом в части «зарплатных» налогов
Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель учреждения (издается соответствующий документ – приказ, постановление или распоряжение). В состав комиссии включаются:
Документальное оформление
По общим правилам, если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляется ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Обратим внимание, что эта форма предусмотрена для отражения расхождений по нефинансовым активам (в частности, в ней указываются наименование нефинансового актива, его балансовая стоимость, количество и сумма недостачи (в том числе в пределах норм естественной убыли), излишки и т. д.). Ранее при наличии расхождений подобная форма составлялась в процессе инвентаризации как нефинансовых, так и финансовых активов на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).
Фактически отработанное сотрудниками время определяйте по табелю (ф. 0504421). Данные о начислениях по зарплате – из расчетной ведомости (ф. 0504402). Сверьте сведения с данными платежной ведомости (ф. 0504403). В ней указаны суммы, которые бухгалтер уже перечислил на банковские карточки работников.
Для вас готов справочник, который поможет избавиться от зависшей задолженности в учете. В нем 30 алгоритмов для всех случаев с подборкой готовых подтверждающих форм. Отдельно рассмотрены ситуации, когда задолженность лучше оставить. Используйте справочник:
Инвентаризация расчетов с бюджетом
Кроме целевого использования подотчетных сумм, ревизуйте сроки, в которые подотчетник отчитался по произведенным расходам. Работник должен сдать авансовый отчет (ф. 0504505) в течение трех дней с даты окончания срока, на который были выданы средства (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2022 № 3210-У).
До того, как начнется проверка утвержденной инвентаризационной комиссией расчетов с подотчетными лицами, члены комиссии получают по состоянию на текущий момент самые последние приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. В то же время, сотрудники, на которых возложена ответственность за наличие и правильность оформления этих документов, пишут расписки, в содержании которых указывают, что к моменту проведения инвентаризации в службу бухгалтерского учета переданы все документы по приходу и выдаче имущества.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.
С чего начинает свою работу комиссия по инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.
Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Расчеты с персоналом: проводим инвентаризацию
- правильность расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами;
- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.
- проведение инструктажа для проверяющих;
- организация проведения непосредственно самой инвентаризации;
- контроль проведения проверки;
- правильность определения контрольных разниц;
- повторная проверка в случае ошибки предварительного подсчета имущества;
- выявление причин появившейся разницы;
- донесение информации до руководства посредством заполнения инвентаризационной описи.
Выявленная при инвентаризации бюджетного учреждения недостача подлежит анализу. Само по себе определение недостачи являет собой нехватку товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе проверки и их непосредственного пересчета. Если недостача была подсчитана в пределах норм естественной убыли, штрафные санкции к материально-ответственному лицу не применяются. В этом случае сумма недостачи или испорченных запасов списывается со счета учета по конкретной себестоимости, включающей в себя договорную цену и долю транспортных расходов, затраченных на эти запасы. Если же недостача превышает норму естественной убыли, то устанавливается виновное лицо и с него взыскивается штраф в размере суммы, полученной в ходе проверки недостачи.
Годовой пересчет имущества
- условия передачи имения бюджетного предприятия в аренду;
- условия реализации или выкупа бюджетного имущества;
- контроль состояния актива и пассива государственного учреждения;
- смена материально-ответственного лица и передачи дел;
- наличие фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи ценностей;
- ситуации пожаров, стихийных бедствий и прочих чрезвычайных ситуаций.