Какие чеки принимаются к авансовому отчету с 01 01 2022

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Какие чеки принимаются к авансовому отчету с 01 01 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Для принятия на учет ТМЦ нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей. Необходимость составления такого документа объясняется тем, что чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц.

Вопрос

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

• наименование покупателя или клиента (название компании или ФИО предпринимателя);
• ИНН покупателя или клиента;
• сведения о стране происхождения товара (при расчетах за товар);
• сумма акциза (для подакцизной продукции);
• регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар).

Новые требования к кассовым чекам: можно ли теперь учесть расходы, если чек оформлен на физлицо

Напомним, что при расчетах между двумя организациями, двумя ИП, либо между организацией и ИП нужно применять контрольно-кассовую технику в двух случаях. Первый — это прием и выдача наличных средств. Второй — это прием и выдача безналичных средств с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (например, при помощи пластиковой карты).

Вводная информация

С 1 июля 2022 года при таких расчетах в кассовых чеках и бланках строгой отчетности нужно указывать дополнительные реквизиты, предусмотренные новым пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон № 54-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Как теперь подтверждать подотчетные расходы

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

Затраты по электронным билетам

К 01.07.2022 фактически окончится повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перейдут те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона окажутся бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Теперь к авансовому отчету они должны будут прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

Если начиная с 2022 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Порядок выдачи подотчетных сумм

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2022 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2022 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ № 2300-1).

Авансовый отчет 2022

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Форма авансового отчета в 2022 году

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общую сумму полученных и израсходованных денег;
• сумму остатка либо перерасхода;
• информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

После совершения покупок сотрудник должен отчитаться по наличным расходам. Для этого составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются подтверждающие документы: чеки, БСО, накладные и т.д. В некоторых случаях продавец выдает не бумажный, а электронный чек. Работник может распечатать и приложить такой чек к отчету. Если бухгалтера смущает такая распечатка, он может проверить подлинность чека на сайте ФНС.

В последнее время вышло много изменений в законодательстве о работе с наличными деньгами, кассами и чеками. Как они отразились на работе с подотчетниками? Расскажем, какой порядок выдачи подотчетных сумм будет действовать в 2022 году.

Выдача подотчетных средств и авансовый отчет

Еще один вариант – выдача денег по другому документу, предусматривающему выдачу денег. Например, приказу о направлении работника в командировку. В нем содержится указание выдать средства на поездку. Откомандированный сотрудник автоматически становится подотчетным лицом.

Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

С 1 июля 2022 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2022 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.

Новый список документов для авансового отчета в 2022 году

Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон. Его выдают пассажиру при регистрации на рейс. В нем должна быть отметка о досмотре (письмо Минфина от 06.06.2022 № 03-03-06/1/35214). Это подтверждение того, что сотрудник действительно сел в самолет. Талон можно оформить в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2022 № 7). Получить его можно, к примеру, на электронную почту или держать на смартфоне.

Электронные чеки

Какой новый список документов для авансового отчета в 2022 году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось.

• Товарный чек может дополнять кассовый. Тогда на нем ставится пометка «действителен при предъявлении кассового чека», а сумма НДС выносится отдельной строкой.
• Товарный чек должен быть подкреплен мокрой печатью.
• Товарный чек может быть закреплен надписями «получено» и «оплачено». Это не является обязательным, однако и нарушением считаться не будет.
• Незаполненных строк в товарном чеке быть не должно. А вот лишние графы в нем можно зачеркнуть.
• Для заполнения товарного чека рекомендуется использовать чернила черного или синего цвета.
• Товарный чек можно разделить на два бланка или отметить в предыдущем наличие последующих, если вся покупка/оплата услуги не помещается на один стандартный бланк.
• Важно отметить, чтобы оба бланка содержали необходимую информацию или на первом бланке была отметка о том, что существуют последующие.

• дата составления;
• порядковый номер;
• наименование поставщика товара или услуги;
• ИНН организации/индивидуального предпринимателя;
• полный список товаров или услуг, который оплачивал подотчетный;
• сумма покупки в российских рублях;
• данные сотрудника, выдавшего чек, и его подпись.

Требования к товарному чеку для авансового отчета

Главные нормативно-правовые акты, регулирующие составление авансовых отчетов, не оговаривают конкретные первичные документы, которые могут к ним прилагаться. Ранее для составления авансовых отчетов необходимо было использовать стандартизированную форму АО-1, однако в последних изменениях закрепленной формы нет – авансовый отчет можно подавать в свободной форме. На практике во многих организациях продолжают использовать именно АО-1 как отработанную и наиболее удобную форму. В ней все прилагаемые к авансовому отчету подтверждающие документы перечисляются на обратной стороне листа по номерам, датам, содержанию расходов.

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2022 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее — Положение о ККТ).

Отметим, что согласно п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, чек может содержать любые дополнительные реквизиты, необходимые продавцу.

Оправдательные документы

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;