Какие документы для авансового отчета за материалы нужны 2022

Вопрос:

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты . Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

1. Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
2. Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена еще в 2022 году.
3. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
4. Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
5. Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:

Подтверждающие документы для авансового отчета

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время, место проведения операции;
• наименование организации;
• ИНН, система налогообложения;
• признак расчета;
• перечисление товаров/услуг и их стоимость;
• формат оплаты товаров/услуг;
• ФИО продавца;
• реквизиты кассового аппарата;
• порядковый номер документа;
• адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
• QR-код.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2022–2022 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2022–2022 год

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Что такое авансовый отчет

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общую сумму полученных и израсходованных денег;
• сумму остатка либо перерасхода;
• информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Правило 3. На какой срок выдавать подотчетные средства, компания решает самостоятельно. Этот срок указывают в приказе о выдаче подотчетных или в заявлении работника. Также можно составить локальный акт компании о подотчетных, где прописать все сроки для различных ситуаций.

Правило 2. Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Ограничения при выдаче под отчет в 2022 году

Второе – расчет наличными между организациями ограничен суммой в 100 тыс. руб. Подотчетникам можно выдавать и большие суммы, в данном случае компания не рассчитывается, а выдает свои деньги. Ограничение в 100 тыс. руб. должны соблюдать подотчетники, если покупают что-то в интересах компании. Ведь перед продавцом подотчетник выступает как представитель своей компании. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.

1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.

Оформляем инструкцию для — подотчетников

8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

СОВЕТ

5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.

В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Документы для авансового отчета в 2022 году

• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
• ИНН поставщика;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
• должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2022 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Правила по составлению отчета

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

Особенности авансового отчета без кассового чека

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2022).

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Опасные ошибки показаны на образце . Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

С 1 июля 2022 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2022 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.

Новый список документов для авансового отчета в 2022 году

Если же продавец и после 1 июля 2022 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Кассовые чеки

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2022 № 03-03-06/1/37141).

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

Какие документы нужны для авансового отчета

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке

• на проведение официального приема;
• транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.