⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Оформление Командировки В 2022, Электронный Билет, Авансовый Отчет». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
Документальное подтверждение расходов
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2022 годах
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Учет расходов по загранкомандировкам
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
При оформлении поездок за границу в БОСС-Кадровик можно провести расчеты за командировку, в которой сотрудник оплачивал расходы наличными и в разных валютах. Здесь очень важный момент: так как специалист поехал за рубеж, то ему выплачиваются суточные по норме нахождения за границей по количеству дней и плюс один день — суточные в рублях по России. Если сотрудник летит в какую-то страну, где перелет занимает больше 7-8 часов, либо ночной перелет, то первый день командировки он находится на территории России, и суточные ему приходится выплачивать на территории России. Для этого в системе есть специальное поле — «дата пересечения границы».
Если сотрудник поехал, например, в Будапешт, валюта по норме у него — евро, но там он расплатился наличными и привез счет в форинтах, то при внесении всей этой информации система автоматически пересчитает сумму аванса: учтет сумму форинтов в рублевом эквиваленте на текущий день к расходам и выполнит конверсионную операцию между форинтами и евро — той валютой, которую ему выдавали в аванс.
Дата пересечения границы
Следующий этап – создание командировки. К ней привязывается выбранный маршрут и указываются сотрудники, которые должны поехать в эту поездку. Именно на базе командировки создаются специальные документы, служащие основанием для бронирования, формирования счета, оплаты, а затем информация по командированным сотрудникам будет привязываться к авансовому отчету.
Затраты организации, связанные со служебной командировкой, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (в данном случае — как управленческие расходы) на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (п. п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ).
Оплата расходов работника на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденных маршрут/квитанциями электронных пассажирских билетов, посадочными талонами, а также выпиской банка об оплате авиабилетов, не подлежит обложению страховыми взносами на основании ч. 2 ст. 422 НК РФ , п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ » Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Страховые взносы
При направлении в командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой (в том числе расходов по проезду), порядок и размеры возмещения которых определяются коллективным договором или локальным нормативным актом ( ст. 167 , ч. 1, 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2022 N 749 (далее — Положение)).
Полный комплект отчетных документов необходим бухгалтеру для того, чтобы учесть командировочные расходы при налогообложении. При потере талона на посадку необходимо обратиться к компании-перевозчику с просьбой предоставить справку, содержащую те же данные, что и в утерянном документе.
- При перелете – предъявить распечатанный электронный билет и посадочный талон. В первом документе должна быть указана цена услуги, второй является подтверждением факта перелета согласно указанных на нем дате и маршруту.
- При поездке на ж/д транспорте – только контрольный купон (или электронный билет в распечатанном виде).
Электронный билет и отчет по выданным авансам
При этом выписка для воздушного транспорта представляет собой маршрут-квитанцию, для железнодорожного – контрольный купон. Эти документы отражают все данные о маршруте, условиях (тип или класс места), времени отправления и прибытия, тарифе и цене билета, то есть всю информацию, которая содержится в бумажных билетах. Единственная разница: цифровой формат, хотя и электронный билет можно распечатать на принтере.
После оплаты единая информационная система перевозчика формирует выписку (она называется контрольным купоном) и отправляет на электронную почту. В ней будут сведения о маршруте, тарифе, об итоговой стоимости – по аналогии с бумажным вариантом. Контрольный купон по закону – это полноценный бланк строгой отчетности (БСО).
Электронный билет для командировки: тонкости учета
Если компания располагает чеками и счетами из гостиниц, приказом руководителя и т. д., предоставлять распечатанный билет и контрольный купон все равно нужно. Вместо последнего подойдет посадочный талон с информацией о поездке, который пассажир получает после электронной регистрации. Кассовый чек или выписка из банка в этом случае с 2022 г. не нужны.
В каком случае электронный билет подтверждает расходы
Если после командировки цифрового билета не осталось, его можно повторно распечатать из электронной почты. В отличие от контрольного купона, посадочный талон восстановить невозможно. В этом случае получить подтверждение поездки можно у перевозчика.
- В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
- Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
- Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Правила по составлению отчета
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Кроме того, по мнению Минфина России, необходимо наличие документального подтверждения факта оплаты работником приобретенного авиабилета. Таким документом может являться подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт банковский счет работника, о произведенной оплате (см., например, Письмо Минфина России от 01.07.2022 N 03-03-07/23).
Оплата расходов работника на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденных маршрут/квитанциями электронных пассажирских билетов, посадочными талонами, а также выпиской банка об оплате авиабилетов, не подлежит обложению страховыми взносами на основании ч. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Ситуация:
По мнению Минфина России и налоговых органов, в случае оформления авиабилета в электронной форме в качестве подтверждающих расходы документов необходимы маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) и посадочный талон (см., например, Письма Минфина России от 09.01.2022 N 03-03-06/1/80056, УФНС России по г. Москве от 20.06.2022 N 16-15/059203@). При этом маршрут/квитанция должна содержать все обязательные реквизиты, указанные в пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса N 134, при отсутствии хотя бы одного из которых указанный документ не может являться основанием для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 26.09.2022 N 03-07-11/398).
Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).
Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету
К авансовому отчету о служебной поездке работник должен приложить все документы, подтверждающие расходы на командировку. В том числе, нужно документально подтвердить расходы на проезд.
В случае покупки электронного билета на самолет или поезд следует подтвердить факт оплаты билета и факт поездки. Для этого работник должен предоставить в организацию (письмо Минфина России от 09.01.2022 №03-03-06/1/80056):
Расходы работника должны быть возмещены
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
Начните с таких категорий, как срок и режим командировки. Включите сюда, в частности, методику, по которой вы определяете фактическую продолжительность командировки (день выезда, приезда). Помните, что данные положения прописаны и на законодательном уровне, поэтому ориентируйтесь в работе на них (постановление Правительства от 13.10.2022 № 749). Ухудшать положение персонала вы ни в коем случае не вправе. Если действуете прямо по закону, без каких-либо бонусов работникам, то не обязательно переписывать все нормы из НПА в свое Положение.
Внутренний локальный документ о служебных поездках актуален для всех работодателей, отправляющих своих сотрудников для выполнения рабочих дел за пределы своего города. В статье найдете образец документа на 2022 год с подробными комментариями по всем основным пунктам.
Положение о командировках: общие пункты
Какой-то обязательной или типовой структуры данного акта нет. Вы можете рубрицировать документ под свои нужды как вам удобно. При желании ничто не мешает весь документ или его часть оформить в табличной форме, что всегда более наглядно для пользователей.