Положение о кадровом делопроизводстве образец 2022

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Положение о кадровом делопроизводстве образец 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2022, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2022.

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

• Поиск, подбор квалифицированного персонала для работы в организации;
• Ведение кадрового делопроизводства (оформление сотрудников на работу, оформление отпусков, увольнений, ведение учета отработанного времени и т.д.);
• Организация и проведение аттестации работников;
• Разработка, реализация кадровой политики компании и др.

Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы. Важным документом является положение об отделе кадров. Данный документ не является обязательным, однако помогает установить функции отдела, его основные задачи, определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Похожие публикации

Кадровая служба – отдел, без которого сложно представить деятельность компании. Однако в небольшой организации его может и не быть — работодатель имеет право не создавать отдел кадров. В зависимости от количества сотрудников, которые трудятся в компании и объема кадровой документации руководитель может принять решение поручить данные обязанности работнику организации в порядке совмещения должностей (например, выполнять отдельные функции кадровика может секретарь или бухгалтер), а также нанять стороннюю организацию на аутсорсинг.

В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника;. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения. Прием на работу Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании. В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме.

Положение о кадровом делопроизводстве образец 2022

Жилищная субсидия 2. Социальная поддержка населения 3. Жилищные условия 4. Квартиры от государства 5. Адресная помощь 6. Льготы 7. Малоимущая семья 8. Материальная помощь 9. Материнский капитал Многодетная семья Молодая семья Налоговый вычет Повышение пенсий Пособия Субсидии Детское пособие Мать-одиночка Как заработать во время отдыха на море в году Как отдохнуть на море и сэкономить в году Как правильно отдыхать в отпуске в году Как не попасться на удочку мошенникам в отпуске в году Дачные изменения в году Налог на профессиональный доход с года Цены на топливо в году Самые высокооплачиваемые профессии в году Скачок цен на продукты в году Цены на топливо в году Что будет с инвестициями в Российскую экономику в году Индивидуальный инвестиционный счет в годах Новые льготы и выплаты с года Как получить квартиру от государства в году Компенсация покупок государством в году Получить деньги на бизнес от государства в году Вещи, которые можно получить бесплатно в году Как заработать на субаренде в году Как перепродавать недвижимость с выгодой в году Изменения в законодательстве в году Изменения в году Брокеру Недвижимость.

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)

Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников. Приказ печатается на стандартном бланке установленной формы шрифтом N 14 Times New Roman. Приказы издаются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России Росстатом. В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа. Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Текст приказа отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Кадровое делопроизводство для чайников

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

1. Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
2. Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
3. Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
4. Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от 1.08.2022).

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Приказы по основной деятельности

Отражает время, фактически отработанное каждым сотрудником при поденном или суммированном учете, и служит основанием для начисления заработной платы. В коммерческих организациях используется унифицированная форма Т-12 или ее аналог, при автоматизированной обработке данных — форма Т-13. Бюджетные предприятия применяют строго один бланк — унифицированную форму ОКУД 0504421 .

2. Прием на работу
Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора.
2.1.1. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании. В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника.
2.1.2. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме. В этом случае кадровая служба обязана оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе
2.2. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора:
2.2.1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2.2.2. трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
2.2.3. страховое свидетельство пенсионного страхования;
2.2.4. документы воинского учета (военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
2.2.5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
2.2.6. другие документы, требовать которые разрешено действующим законодательством РФ.
2.3. Прием на работу без документов, перечисленных в п.2.4, не производится.
2.4. В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Компании может предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) выполняемой ранее работы (умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

В положении отражены следующие моменты:
— прием на работу;
— испытательный срок;
-оформление приема на работу;
— личное дело работника;
— персональные данные;
— регистрация трудовых договоров;
— изменения трудового договора;
— служебные командировки;
— табельный учет;
— график отпусков;
— листок временной нетрудоспособности;
— полисы обязательного медицинского страхования;
— должностные инструкции;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— увольнение работника;

Образец положения о кадровом документообороте компании.

10. Табельный учет
10.1. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
10.1.1. работник, ответственный за табельный учет:
10.1.1.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
10.1.1.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
10.1.1.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
10.1.1.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, и других;
10.1.1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя.
10.2. Правила заполнения табеля
10.2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
10.2.2. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
10.2.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel и распечатывают его на бумаге. Табель, с визой ответственного за табелирование, передается в бухгалтерию на хранение.
10.3. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
10.3.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения.
10.3.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
10.3.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
10.3.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
10.3.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель вносятся.
10.3.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
10.3.7. Фамилия вноситься в табель полностью, имя и отчество только инициалы. При этом тщательно выверяется написание фамилии, в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
10.3.8. Должность указывается в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
10.3.9. В графе «Отработано за» указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую половину месяца и за весь месяц. Для этого в указанных графах выделяются две колонки. В первой колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. Во второй колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником всего за месяц.
10.3.10. В графе «Отработано сверхурочно» указываются отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
10.3.11. В графах «Неявки по причинам» указывается количество дней неявок на работу по их видам.
10.3.12. Сумма отработанных дней и неявок по всем причинам должна ровняться количеству рабочих дней согласно рабочего календаря за отчетный месяц.
10.3.13. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
10.3.14. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
10.3.15. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит служба персонала по указанию директора Компании и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
10.3.16. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит служба персонала по указанию директора Компании.
10.3.17. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с ТК РФ в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
10.3.18. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с ТК РФ.
10.3.19. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
10.3.20. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
10.3.21. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
10.3.22. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
10.3.23. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей.
10.3.24. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

Любые нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке, если они типовые, или непосредственно руководителем организации, если они локальные. «В установленном порядке» — значит согласно правилам, которые содержатся в ст. ст. 161 и 162 ТК РФ. Так, в ст. 161 сказано, что для однородных работ могут устанавливаться типовые (межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные) нормы труда.

— оформление документов по учету движения кадров; — составление статистической отчетности по учету личного состава; — составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров; — работы по табельному учету; — работы в бюро пропусков; — работы в военно-учетном столе; — работы, связанные с АСУП-кадры; — прочие.

Раздел «Оформление приема на работу»

Актуальность данной темы обусловливается необходимостью построения государством качественной работы с обращениями граждан в соответствии с нормами федерального закона. Согласно статистическим данным предложения, заявления и жалобы граждан, обрабатываемые в государственных учреждениях, составляют от 50 до 75%.

Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой. Приказы или распоряжения являются распорядительными документами, регулирующими работу организации с персоналом. При этом надо иметь в виду, что компетенция руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительную деятельность, закрепляется в учредительных документах — Уставе организации или положении об обособленном структурном подразделении.

Кадровое делопроизводство с нуля

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Подсчет страхового стажа

Должностные (трудовые) инструкции являются необязательными, но очень полезными для организации, т.к. отпадает необходимость подробного прописывания должностных обязанностей в каждом трудовом договоре, заключаемом с принимаемым на работу сотрудником: достаточно оговорить в трудовом договоре в разделе «Обязанности работника», что он обязуется выполнять требования соответствующей должностной (трудовой) инструкции.

Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали здесь.

Многие не знают, что при работе за компьютером тоже нужно соблюдать правила охраны труда (если человек сидит более 4 часов за рабочую смену). Обязательно разработайте инструкции, ознакомьте и дайте на подпись.

Шаг 6. Создайте шаблоны документов, соберите базу бланков

Хорошая альтернатива – передать эти задачи на аутсорсинг. Обычно в пакет услуг входит бухгалтерия, кадровый учет и помощь в оптимизации налогов. Так вы сможете одновременно снять с себя широкий круг задач. Попробуйте сервис Главбух Асссистент – это бесплатно.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ст. 189 ТК РФ ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

Кто отвечает за кадровые документы организации

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ст. 91 ТК РФ ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Прямая обязанность hr-департамента – анализ потребности компании в наборе специалистов, поиск, найм и адаптация сотрудников, обладающих необходимым уровнем квалификации и «правильными» личностными качествами. Чтобы работа была эффективной и слаженной, на предприятии принимается локальный акт – положение об отделе кадров, которое призвано организовать и упорядочить деятельность менеджеров по персоналу. Внутренний документ имеет четкую логическую структуру, которую можно разбить на семь составных частей.

Образец положения об отделе кадров

• получать от других отделов компании необходимую информацию;
• давать указания другим департаментам в рамках полномочий отдела кадров;
• контролировать трудовую дисциплину на предприятии;
• обращаться к руководству с предложениями о проведении мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников, укрепление корпоративной культуры;
• контролировать соблюдение трудового законодательства в компании и т.д.

Общие положения

• поиск специалистов на вакантные позиции;
• документальное оформление приема на работу и увольнения;
• ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
• архивирование кадровых документов;
• выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
• подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
• разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
• учет отработанного времени;
• анализ причины текучки кадров;
• разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.