Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Как подтвердить оплату наличными подотчеинику в 2022 году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
С 1 июля 2022 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.
В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2022 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2022 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.
Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.
Вторая проблема с разъездами подотчетников — расходы на такси. Их все чаще заказывают через мобильные приложения и расплачиваются также онлайн. Подтверждением оплаты в этом случае выступает электронный чек. Он вполне пригоден для прибыльных целей. Главное, чтобы содержал правильные реквизиты (письмо Минфина от 12.09.2022 № 03-03-06/1/65357). Просите работников получать чеки на e-mail и приносить вам распечатки. А лучше сделайте корпоративную почту для сбора всех электронных чеков на фирму. Это существенно облегчит вам учет.
К 01.07.2022 фактически окончится повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перейдут те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона окажутся бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Теперь к авансовому отчету они должны будут прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.
Затраты по электронным билетам
Кстати, на чеки пусть тоже обращают внимание, а также обращайте внимание сами. В них должен быть полный набор предусмотренных законом реквизитов. Перечень реквизитов немаленький, сориентироваться в них может быть непросто. Какая информация должна быть на чеке ККТ, узнайте здесь. Не забывайте, что проверить чеки можно через мобильное приложение ФНС.
Допуск к наличным имеет специальный работник компании. Например, это кассир, бухгалтер, операционист, либо иной сотрудник компании. С ответственным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. И если вдруг деньги из кассы пропадут, то кассир будет возмещать убытки.
Порядок ведения кассовых операций в 2022 году
Если в деятельности компании или ИП присутствует хоть один из перечисленных категорий операций, то соблюдение кассовой дисциплины — ключевая задача. За малейшее нарушение предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность.
Лимиты по остатку в кассе
- Применение контрольно-кассовой техники при поступлении наличных от выручки.
- Оформление приходных кассовых ордеров при поступлении денежных средств в кассу.
- Составление расходного ордера при выдаче наличных на любые траты и нужды фирмы.
- Соблюдение установленных ограничений и лимитов в порядке ведения кассовых движений.
- Оформление кассовой книги. Отражение всех движений наличности в хронологическом порядке.
Правило 1. Выдавать подотчетные средства можно как работникам компании, так и тем, кто сотрудничает с ней по гражданско-правовому договору. Чтобы упорядочить процесс выдачи денег под отчет, советуем утвердить списки сотрудников, которым разрешено выдавать деньги под отчет.
Порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году
Второе – расчет наличными между организациями ограничен суммой в 100 тыс. руб. Подотчетникам можно выдавать и большие суммы, в данном случае компания не рассчитывается, а выдает свои деньги. Ограничение в 100 тыс. руб. должны соблюдать подотчетники, если покупают что-то в интересах компании. Ведь перед продавцом подотчетник выступает как представитель своей компании. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.
Главные правила выдачи подотчетных средств в 2022 года
Выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Достаточно приказа или другого распорядительного документа руководителя. Если выдаете деньги под отчет руководителю организации, он сам подписывает приказ. Нет запрета оформлять общий приказ на несколько сумм.
После совершения покупок сотрудник должен отчитаться по наличным расходам. Для этого составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются подтверждающие документы: чеки, БСО, накладные и т.д. В некоторых случаях продавец выдает не бумажный, а электронный чек. Работник может распечатать и приложить такой чек к отчету. Если бухгалтера смущает такая распечатка, он может проверить подлинность чека на сайте ФНС.
В последнее время вышло много изменений в законодательстве о работе с наличными деньгами, кассами и чеками. Как они отразились на работе с подотчетниками? Расскажем, какой порядок выдачи подотчетных сумм будет действовать в 2022 году.
Выдача подотчетных средств и авансовый отчет
Вариант №1. Сотрудник идет в магазин и совершает покупку, как обычный покупатель – физическое лицо. В этом случае нужно руководствоваться тем же письмом ФНС от 10.08.2022г. № АС-4-20/15566@. Продавец выдает кассовый чек, как рядовому покупателю. Этот чек подотчетник прикладывает к авансовому отчету.
Компания вправе установить в своей учетной политике, что выдача денежных средств в подотчет производится только на основании приказа руководства. В таком случае, на основании письменного заявления придется оформить приказ.
- Определяем цель, сумму и срок подотчета.
- Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
- Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
- В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
- Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
- По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Как составить заявление на подотчет
Письменное заявление на подотчет — это основной документ, на основании которого работнику будет предоставлен аванс. Если бумагу составить неверно, или допустить существенные ошибки в оформлении, то в средствах могут отказать.
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что в 2022 году составление отчета обязательно.
Авансовый отчет 2022
В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ. Но некоторым продавцам дозволяется использовать типографские бланки. В этом случае структура бланка строгой отчетности должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 постановления Правительства РФ № 359.
Авансовый отчет без кассового чека в 2022 году
Помимо этого российские организации должны включать в состав отчетности раздел 2, предназначенный для расчета авансовых платежей. Причем, в отличие от прежней формы отчетности, заполнять его следует в отношении любых видов имущества. Поскольку в новом авансовом расчете уже нет специальных разделов для расчета налога с недвижимости, входящей в состав Единой системы газоснабжения, а также той, что находится на территориях разных субъектов РФ, (раздел 4 прежней формы) и для расчета средней стоимости необлагаемых основных средств (раздел 5 прежней формы).
Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.
Практически не существует организаций, в которых отсутствуют подотчетные суммы. Они обычно появляются в том случае, если сотрудники компании уезжают в командировку или покупают товары за наличку. Тем не менее, подотчетные суммы появляются и тогда, когда в кассе образуется сумма наличных, превышающая установленный лимит. Рассмотрим как происходит подтверждение правомерности потраченных подотчетных сумм.
Работник потратил собственные средства – подотчет это или нет
Закон об онлайн – кассах внес свои коррективы и в порядок подтверждения правомерности использования подотчетных средств. Здесь нужно обратить внимание на два основных нововведения, которые касаются использования бланков строгой отчетности и содержания кассовых чеков.
- выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
В 2022 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2022 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
С 19.08.2022 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
- Наименование компании-клиента или же ФИО, если клиент физлицо.
- ИНН клиента.
- Сведения о стране происхождения товара, если реализуется импортная продукция.
- Сумма акцизного сбора, если он присутствует в платеже.
- Регистрационный номер таможенной декларации (если она имеет место быть).
Обновления должны быть учтены при расчетах с подотчетными лицами. Так, если работник, от имени фирмы, приобретает товар, то в чеке или БСО, должны быть отражены соответствующие сведения о клиенте. То есть, должны быть указаны наименование и ИНН компании.
Новые реквизиты чека и БСО
Конкретная сумма денежных средств, которая может ежедневно храниться в кассе организации, называется лимитом остатка кассы. Любое превышение не допускается. Излишки должны быть сданы в банк на расчетный счет компании.