Журналы Учета Кадровых Документов Какие Обязательные В 2022 Году: обновленная информация, советы

Содержание

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Журналы Учета Кадровых Документов Какие Обязательные В 2022 Году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2022 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Без них не обойтись

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) . Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.
———————————
Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Приказ Росстата от 29.07.2022 N 174 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений».

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Б. Дальше проверяем, как оформлены работники

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, так как они являются обязательными документами ООО. Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым. Можно выделить три группы документов :. В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2022. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Неправильно составили график отпусков – забыли зафиксировать перенос, не ознакомили работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учли льготные категории, неправильно разделили отпуск (одна часть должна быть длительностью не менее 14 дней)

На какие документы действует инструкция.
Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
Для каких документов вы утвердили типовую форму.
6. Порядок работы с печатями и штампами.
Кто занимается трудовыми книжками.
Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.

Шаг 10. Заведите календарь кадровика

Неправильно заполнен табель учета рабочего времени – нет информации о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях.

Локальные нормативные акты:

штатное расписание;
положение о защите персональных данных работников;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила охраны труда работников.

Распорядительные документы:

приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);

В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий — 150 до 200 работников на одного специалиста. В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер.

Обязательные документы по кадрам в ооо 2022

Поэтому если в организации есть сотрудники пенсионного или предпенсионного возраста, предоставляйте им для плановых медицинских обследований как минимум два дня ежегодно. Штрафы за спецоценку и завершение переходного периода Не успели провести спецоценку условий труда на рабочих местах?

Приводим в порядок кадровые бумаги

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Без них не обойтись

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

Документы при приеме работника Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.

Обязательная кадровая документация 2022

Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников. Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством. Оценку проводят независимые центры оценки квалификации

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2022

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Приказы и заявления на прием на работу и увольнение, перемещение, перевод, отпуска, дополнительные отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, командировочных, премировании, дисциплинарных взысканиях (и пр.);
Книга учета приказов, касающихся трудовых отношений;
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (основных сотрудников);
Табели учета использования рабочего времени, графики сменности;
Документы, которые подтверждают начисление и выплату заработной платы (индексации, компенсации потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты; расчеты с работниками при увольнении, оплата за работу в ночное время, праздничные, нерабочие дни, сверхурочное время, за работу в тяжелых и вредных условиях, время простоя, в связи с несчастным случаем, временной потерей нетрудоспособности и т.д.);
Договора о полной материальной ответственности;
Договора гражданско-правового характера, акты выполненных работ;
Срочные трудовые договора с наемными работниками;
Должностные инструкции;
Трудовые договора (в т.ч. контракты);
Графики отпусков;
Штатные расписания;
Прочие документы.
Коллективный договор;
Протоколы общих сборов трудового коллектива:
о создании комиссии по подготовке проекта колдоговора;
о предоставлении полномочий конкретному сотруднику выступать от имени всего коллектива;
о рассмотрении и утверждение проекта колдоговора;
о рассмотрении и утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
отчеты по исполнению коллективного договора;
Положение об оплате труда (премировании и т.д.);
Правила внутреннего трудового распорядка;
Протоколы комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
Документы проведения аттестации рабочих мест, избрания комиссии (в случае необходимости);
Документы, подтверждающие обеспечение сотрудников спецодеждой, мылом, молоком, газированной водой; документы на проведение медосмотра сотрудников (в случае необходимости);

Ответственность за ведение и правильное составление кадровых документов несет работодатель. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.

Полный перечень кадровых документов 2022

Кадровая документация регламентирует порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т.д.

Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса.

Помимо тех документов, которые принято считать общепринятыми на предприятиях есть специализированные документы. Особенно это касается тех организаций, относящихся к определенному виду деятельности.

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2022

В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска. Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч.