⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Оформление Путевого Листа На Лизинговый Автомобиль». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обоснование вывода:
В силу прямой нормы пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются лизинговые платежи за принятое в лизинг имущество.
В свою очередь, расходы на ГСМ налогоплательщики могут учитывать либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как затраты на содержание служебного транспорта (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2022 N 20-12/064123.2, от 13.04.2022 N 20-12/035154).
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ любые расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли, должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются, в частности, затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
По мнению финансового ведомства, при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик может учитывать фактически осуществленные расходы, подтвержденные первичными документами, отвечающими требованиям Федерального закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) (смотрите, например, письма Минфина России от 01.12.2022 N 03-03-06/3/80042, от 19.08.2022 N 03-03-06/1/48738).
Работники Минфина России также отмечают, что НК РФ не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы (смотрите, например, письма Минфина России от 25.07.2022 N 03-03-06/1/43372, от 28.03.2022 N 03-03-06/1/17097).
Таким образом, можно сделать вывод, что документ, составленный с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ, оформляет не только факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, но также является подтверждением данных налогового учета.
Чиновники отмечают, что расходы в виде лизинговых платежей признаются в целях налогообложения при наличии следующих документов:
— договора лизинга;
— графика лизинговых платежей;
— документов, подтверждающих уплату лизинговых платежей;
— акта приема-передачи автомобиля;
— актов оказанных услуг по договору лизинга. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору лизинга не требуется, если иное не вытекает из условий сделки (смотрите, например, письма Минфина России от 14.01.2022 N 03-03-06/1/3, УФНС РФ по г. Москве от 01.04.2022 N 20-12/030773).
В письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2022 N 20-12/041966.1 в качестве оправдательного документа дополнительно был указан еще и приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками.
Что касается расходов на ГСМ, то первичным документом для учета подобных расходов является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта*(1).
Аналогичное мнение нашло отражение, например, в письмах Минфина России от 23.09.2022 N 03-03-06/1/39406, от 25.08.2022 N 03-03-06/2/161.
В письмах Минфина России от 06.03.2022 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2022 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2022 N 03-03-04/1/327 говорится, что организации могут разработать собственную форму путевого листа. Таким образом, для подтверждения топливных расходов и делового характера поездок может быть использована самостоятельно разработанная форма путевого листа.
В то же время и контролирующие органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2022 N 20-12/064123.2, от 13.04.2022 N 20-12/035154), и судьи (смотрите, например, постановления Второго ААС от 05.08.2022 N 02АП-3222/17, АС Поволжского округа от 15.06.2022 N Ф06-9555/16, АС Московского округа от 08.04.2022 N Ф05-3450/15) указывают, что путевой лист в обязательном порядке должен содержать информацию о маршруте следования автомобиля. Такая информация должна указывать на производственный характер использования служебных автомобилей (поездка в банк, к контрагенту и т.п.).
О необходимости наличия в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об обязанности работника управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, в целях признания расходов представители финансового и налогового ведомств не говорят.
Рассматривая вопросы реальности хозяйственных операций, в постановлении АС Поволжского округа от 21.09.2022 N Ф06-37224/18 по делу N А55-34867/2022 судьи изучали документы, подтверждающие фактическую эксплуатацию автомобилей, такие как путевые листы, транспортные накладные, документы, подтверждающие расход ГСМ, а также доверенности на лиц, допущенных к управлению автомобилем. При этом в штате у организации не числились сотрудники с должностью «водитель».
В постановлении ФАС Московского округа от 14.07.2022 N КА-А40/5553-09 был рассмотрен эпизод с затратами, понесёнными налогоплательщиком при приобретении топлива, масла для машин, мойки. Налоговый орган указывал, что должность водителя в штатном расписании отсутствовала, документооборот с другими организациями происходил посредством курьерской службы. Документы, такие как должностные инструкции, приказы по закреплению машин за конкретными лицами, путевые листы и т.д., налогоплательщиком не представлены. Однако суд признал обоснованным несение расходов на содержание автомобилей, находящихся в эксплуатации (обеспечение топливом, смазочными материалами и внешний уход за транспортным средством).
Поэтому мы полагаем, что и в анализируемой ситуации отсутствие в штате организации должности водителя, равно как и отсутствие в трудовых договорах (должностных инструкциях) прямого упоминания об обязанности работников управлять транспортным средством, не влияет на возможность признания расходов в целях налогообложения, поскольку автомобили используются в деятельности организации, направленной на получение дохода.
В связи с изложенным выше считаем, что имеющегося у организации комплекта документов (договора лизинга, графика платежей, платежных документов, путевых листов с маршрутами поездок, приказов по организации) достаточно для подтверждения расходов в целях налогообложения*(2). Данные документы будут признаваться первичными и в целях бухгалтерского учета.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Имеющихся в организации документов достаточно для признания расходов в виде лизинговых платежей и стоимости ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Компания, оказывающая маркетинговые услуги по договору, приобрела корпоративные автомобили для сотрудников по договору лизинга на четыре года. В организации имеются договор лизинга, график платежей, платежные документы, приказы о закреплении автомобилей за сотрудниками, а также путевые листы с маршрутами поездок. Автомобили могут использоваться в личных целях. Организация не признает в расходах всю стоимость израсходованного топлива.
Приказом по организации автомобили закреплены за соответствующими сотрудниками. В трудовых договорах с этими сотрудниками не указано, что им будет представлен корпоративный автомобиль. Один из сотрудников — генеральный директор, два других, использующих автомобиль, выезжают к клиентам и рассказывают о товаре согласно условиям маркетингового договора. Путевые листы на поездки составляются.
Какие еще документы требуется подготовить для этих хозяйственных операций для признания их в бухучете? Какие проблемы могут возникнуть при проверке трудовой инспекцией?
————————————————————————-
*(1) Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2022 N 152. Приказ применяется в том числе юридическими лицами, эксплуатирующими легковые автомобили.
*(2) Положения пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо не обязывают налогоплательщиков распределять лизинговые платежи на учитываемые и не учитываемые в целях налогообложения в зависимости от режима использования имущества.
В письмах Минфина России от 03.02.2022 N 03-03-06/1/40, от 21.01.2022 N 03-03-06/1/14 высказывалось мнение, что, если имущество было получено в лизинг для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть условие об экономической оправданности расхода налогоплательщиком выполнено, арендные платежи, уплаченные за период, когда лизинговое имущество временно не используется, могут быть включены в состав расходов для целей налогообложения прибыли в тех отчетных периодах, в которых они возникли исходя из условий договора аренды.
В постановлении Двадцатого ААС от 08.12.2022 N 20АП-6646/15 судьи поддержали налогоплательщика, указав, что налоговое законодательство не содержит норм, ограничивающих отнесение арендных платежей к расходам только периодом полезного использования арендованного имущества. Аналогичные по сути выводы были сделаны также в постановлениях АС Центрального округа от 10.02.2022 N Ф10-47/16, ФАС Поволжского округа от 21.11.2022 N Ф06-9913/13, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.05.2022 N Ф02-1573/12.
Вместе с тем наличие арбитражной практики косвенно свидетельствует о том, что если организация примет решение полностью учитывать лизинговые платежи в составе расходов в случае использования автомобилей и в личных целях работников, то нельзя исключать вероятность возникновения споров с налоговыми органами.
Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих Постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2022 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Образец заполнения путевого листа
Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.
Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.
Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году
- Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
- Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
- Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
- Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
- Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
- Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
- Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Бланк путевого листа
Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.
10.1. Здравствуйте, Сергей Владиславович!
В соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, далее – ПДД, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях в том числе путевой лист.
Согласно статьи 6 Федерального закона от 08.09.2022 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», которая так и называется «Путевые листы». В пункте 2 обозначенной статьи сказано: Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Согласно п. 2.2 Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации (также утвержден Приказом Минтранса России от 15.01.2022 N 7), одним из мероприятий проверки транспортного средства является проверка документации, в т.ч. путевого листа.
Следовательно, без оформления путевого листа запрещено управлять транспортным средством при перевозке пассажиров, багажа и грузов.
12.1. Индивидуальный предприниматель может разработать собственную форму путевого листа либо воспользоваться унифицированными формами, дополнив их. Ввести в действие форму путевого листа индивидуального предпринимателя необходимо приказом руководителя либо прописать ее в учетной политике. Для контроля за движением путевых листов индивидуальному предпринимателю необходимо вести журнал учета путевых листов, в котором должны отражаться все выданные им путевые листы. Полностью заполненные путевые листы и журналы по их учету должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» Приказ Минтранса РФ от 18.09.2022 № 152 является основным документом, регламентирующим порядок составления и заполнения путевых листов.
Советы юристов:
7.1. Здравствуйте, Эдуард, в соответствии с Приказом Минтранса России от 18.09.2022 N 152 (ред. от 21.12.2022) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2022 N 12414)
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2022 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2022 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2022 г. № А74-3569/2022).
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Ответ
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2022 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Форму № 3 можно оформлять для легковых ТС, как в автотранспортных предприятиях, так и на обыкновенных учреждениях. Особенности оформления данного бланка отображены в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2022, где отмечено, что на каждом путевом бланке ставится штамп предприятия (не печать). Также требуется выполнять и прочие нормативы по заполнению путевок.
Согласно последним поправкам в законодательстве РФ, выдавать одну путевку на множество маршрутов в различные рабочие дни не допускается. Новые правила гласят, что путевой бланк требуется выписывать накануне:
Оборотная сторона
О том, что автомеханик обязан обеспечить контроль ТО ТС накануне каждого маршрута, регламентировалось Минтрансом РФ еще с 2022 года. Однако требуемого реквизита в путевке не существовало, что позволяло предприятиям безнаказанно не выполнять установленное требование. В настоящее время этот реквизит стал обязательным. Требуется отображать сведения о владельце ТС, с указанием ОГРН, ИП — ОГРИП. На унифицированных бланках (форма 3), которые утверждены уже не обязательно ставить штамп. Предприятия, которые разрабатывают свои путевые бланки, обязаны включить все требуемые реквизиты согласно распоряжению Минтранса № 467 от 21.12.2022 года.
Многие предприятия арендуют для своих нужд автомобильный транспорт, используют автомобили на условиях лизинга. Пункт 2.1.1 ПДД РФ не разграничивает формы владения находящимся в эксплуатации автотранспортом. Следовательно, водитель любого автотранспортного средства, перевозящий грузы и пассажиров, будь это арендованный или находящийся в лизинге автомобиль, — должен иметь при движении по маршруту путевой лист.
Вопрос обязательности наличия путевых листов у водителей автомобилей вызывает много споров. Постараемся прояснить ситуацию. Прежде всего обоснуем необходимость наличия путевого листа у водителя автотранспорта.
Аренда
Наличие данного документа во время эксплуатации автомобиля предусмотрено пунктом 2.1.1 Правил дорожно движения РФ (ПДД). Его могут потребовать предъявить сотрудники полиции. В данном пункте ПДД РФ предусматривается обязательное наличие путевого листа у водителя автотранспорта, осуществляющего перевозки пассажиров либо грузов легковым или грузовым автотранспортом.