Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Что такое авансовый отчет и в каких случаях его заполняют 2022 года». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Правила по составлению отчета
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.
ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.
Бухгалтерский учет авансовых отчетов
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2022 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2022 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2022 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.
Что изменил закон о применении ККТ
- наименование покупателя (клиента);
- ИНН покупателя (клиента);
- сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
- сумма акциза (если применимо);
- регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).
По общим требованиям, работник обязан отчитаться о подотчетных сумма в течение 3 рабочих дней, с момента окончания срока выдачи подотчета. Но компания может установить и более короткий срок сдачи отчетности. Например, один день.
Новый порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году
Заявление должно быть согласовано с руководителем. То есть, на документе в обязательном порядке должна присутствовать подпись директора и дата согласования. Без визы руководства выдавать аванс сотруднику нельзя.
Новые чеки по подотчету в 2022 году: онлайн видео
- Определяем цель, сумму и срок подотчета.
- Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
- Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
- В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
- Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
- По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Учитывайте обновленный порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году. Данная статья поможет разобраться в основных правилах взаимодействий с подотчетными лицами. И подскажет, как наладить бухгалтерскую работу на этом участке наилучшим образом.
Порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году
Правило 1. Выдавать подотчетные средства можно как работникам компании, так и тем, кто сотрудничает с ней по гражданско-правовому договору. Чтобы упорядочить процесс выдачи денег под отчет, советуем утвердить списки сотрудников, которым разрешено выдавать деньги под отчет.
Главные правила выдачи подотчетных средств в 2022 года
Выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Достаточно приказа или другого распорядительного документа руководителя. Если выдаете деньги под отчет руководителю организации, он сам подписывает приказ. Нет запрета оформлять общий приказ на несколько сумм.
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Как оформить авансовый отчет
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Работа с наличными деньгами регламентируется двумя основными документами. Это Указания Банка России № 3073-У от 07.10.2022г. и № 3210-У от 11.03.2022г. Но работа с подотчетниками не сводится к одним только операциям с наличностью. Бухгалтеру нужно знать нормы трудового законодательства и порядок работы с бухгалтерской первичкой. Здесь в последнее время принимается немало изменений, в первую очередь в работе с кассовыми чеками и БСО. А ведь именно ими сотрудник отчитывается по подотчетным суммам.
Порядок выдачи подотчетных сумм в 2022 году
Прямого запрета в законодательстве нет. Минфин в письме от 02.07.2022г. №02-06-10/2476 оставил решение этого вопроса на усмотрение руководства организаций. Чиновники предлагают определить круг подотчетных лиц и закрепить его в одном из документов:
Выдача подотчетных сумм: изменения, последние новости
Еще одно нововведение последних лет – электронные системы документооборота (ЭДО). Если в компании есть такая система, то вместо бумажных, можно составлять электронные авансовые отчеты с цифровой подписью. Документы к ним прилагаются в электронном или сканированном виде.
В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.
• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.).
• Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.
Документы для авансового отчета в 2022 году
На основании авансового отчета сформировать бухгалтерские записи согласно Инструкции № 148н. Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». А принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами. В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет. В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).
Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.
Как принимать чеки у подотчетника
В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.
Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.
Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:
- запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?
Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2022 № 03-11-11/42288).
- Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Образец заполнения авансового отчета в 2022 году
Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Оформление авансового отчета: общие правила
Изменений по авансовым отчетам в 2022 году (равно как и в 2022-2022 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2022 № 03-03-06/2/48232).
- информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
- о работнике, получившем авансирование;
- величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
- фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).
Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица
Образец заполнения авансового отчета 2022 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.
Общие правила
В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.