Правила ведения трудовых книжек в 2022 году: обновленная информация, советы

Содержание

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Правила ведения трудовых книжек в 2022 году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

корректировка локальных нормативных актов или принятие новых;
внесение изменений в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
обеспечение технической готовности к передаче данных в электронном виде в информационную систему ПФР;
уведомление работников в письменной форме об изменениях законодательства в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, об их праве на сохранение и последующее ведение работодателями бумажных трудовых книжек на основании соответствующего заявления, о выдаче на руки трудовых книжек по окончании 2022 года при непредставлении указанного заявления. Стоит отметить, что ПФР не исключает возможности установления конкретного срока для проведения такого уведомления (сейчас обсуждается 1 июля следующего года), чтобы у работников было достаточно времени подумать о том, хотят ли они сохранить бумажные трудовые книжки. Более того, сведения о принятии соответствующего решения, возможно, будут передаваться в фонд – проект формы СЗВ-ТД может быть дополнен специальной графой для указания данной информации. Роструд в свою очередь считает целесообразным закрепление возможности продления срока подачи заявления о сохранении трудовых книжек в некоторых случаях. «Например, когда женщина находится в отпуске по уходу за ребенком и работодатель не смог с ней связаться в установленный срок», – пояснил Иван Шкловец.

Важно, что с 1 января 2022 года срок подачи сведений о приеме на работу и увольнении работника предполагается изменить – представлять соответствующие данные работодатель будет обязан не позднее чем в течение рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Как в этом случае будет выглядеть ежемесячный отчет, надо полагать, впоследствии разъяснит ПФР, если соответствующее положение законопроекта о внесении изменений в закон о персонифицированном учете не будет скорректировано.

Состав сведений о трудовой деятельности

Помимо обязанности направления сведения о трудовой деятельности каждого работника в информационную систему ПФР, у работодателя согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ появляется также обязанность представлять эти сведения работнику (проект соответствующей формы СЗИ-ТД также уже разработан фондом). При увольнении сотрудника они будут выдаваться в день прекращения трудового договора. Если же заявление о представлении сведений (в письменной форме или направленное на электронную почту работодателя в определенном им порядке) будет подано работником в период работы, то информацию нужно будет представить ему в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2022 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

С 2022 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2022 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2022 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Чиновники перешли от слов об электронных трудовых книжках к делу. Их первый шаг в этом направлении – ввод новой отчетной формы СЗВ-ТД с 1 января 2022 года. Работодатели ежемесячно будут сообщать в ПФР сведения, которые станут электронными трудовыми.

Заполнение трудовой книжки 2022 в году: образец

В новой книжке в первую очередь, необходимо заполнить сведения о владельце книжки. Их немного и расположены они на одном – титульном листе. Это полные фамилия, имя и отчество, дата рождения и сведения об образовании. Все сведения берите из личных документов работника:

Общие правила заполнения трудовой книжки

Вносите записи гелевой, перьевой или шариковой ручкой,
Используйте чернила синего, фиолетового или черного цвета,
Избегайте капиллярных чернил, поскольку они часто пропитывают бумагу насквозь,
Делайте записи аккуратно и четко, хорошо разборчивым почерком,
Все слова пишите полностью, например, «пункт», «статья» и т.д. Не используйте сокращения и аббревиатуры, кроме общепринятых, например, «ООО», «АО» и т.д.,
Числовые данные записывайте арабскими цифрами, в трудовой книжке не предусмотрено использование римских цифр,
Даты указывайте в таком формате:
- День и месяц обозначайте в двузначном формате,
- Для обозначения года используйте четыре цифры,
Нумеруйте все записи сквозной нумерацией,
Вносите записи только на основании документов:
- Сведения о владельце – на основании личных документов сотрудника,
- Сведения о работе – на основании кадровых документов работодателя.

Уже в 2022 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2022 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

Электронные трудовые книжки с 2022 года: пошаговый переход, ведение и образец

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2022 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Электронная трудовая книжка вводится для быстрого и удобного доступа работников к информации об их трудовой деятельности, возможности получения государственных и муниципальных услуг без представления подтверждающих бумажных документов о трудовой деятельности, обеспечения безопасности и сохранности сведений о трудовой деятельности, а также открывает новые возможности для дистанционного трудоустройства.

С 1 января 2022 года вводятся электронные трудовые книжки

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2022 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальным гражданам до 31 декабря 2022 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Соответствующие законопроекты приняты Государственной Думой Российской Федерации и накануне одобрены Советом Федерации.

С внедрением электронных трудовых книжек пенсии назначать станет проще. Нередко, при назначении пенсии, из-за ненадлежащего оформления трудовой книжки или неправильно внесенных работниками кадровых служб записей, приходится уточнять отдельные периоды работы, запрашивать дополнительные сведения. Бывает, что предприятие, где работал будущий пенсионер, прекратило свою деятельность или трудовая книжка утрачена, тогда со слов гражданина составляются и направляются запросы в архивные учреждений и действующие предприятия, где он ранее работал. Кроме того бывают случаи подделки трудовых книжек.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2022 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15?го числа месяца, следующего за отчетным.

Что должны сделать работодатели?

СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Все работодатели переходят на электронные трудовые книжки в 2022 году. Цифровые документы позволят работникам получать актуальные сведения о своей трудовой деятельности в режиме онлайн. Работодателям переход открывает новые возможности ведения кадрового учета. Мы получили от ПФР новый порядок работы и подробности перехода для организаций.

Электронные трудовые книжки в 2022 году: подробная инструкция

Плановый переход на электронные трудовые книжки введут с 1 января 2022 года. Цифровой документооборот предусматривает ряд положительных моментов для всех участников пенсионной системы: работников, нанимателей, самого Пенсионного ведомства.

Что такое электронные трудовые книжки

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

Алгоритм формирования данных должен выводить те же поля, которые используются для других отчетов по зарплате и кадрам, поэтому если предприятие вводит вовремя кадровые документы (приемы, увольнения, кадровые перемещения), то у него не должно возникнуть проблем с формированием отчетов по ЭТК.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы затрудняетесь с выбором подходящей именно вам программы, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по ЗУП, мы поможем вам сделать правильный выбор.

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки (ЭТК)?

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Возможности этой системы подробно описаны тут: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/1s-zup-8-3-zarplata-i-upravlenie-personalom-obzor-vozmozhnostei/. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
Из названия программы «Босс-кадровик» видно, что эта система прежде всего предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2022 года

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно будет зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

В Трудовой кодекс РФ. Он пополнится новой ст. 66.1, которая, собственно, и введет электронные трудовые книжки в оборот: установит саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде.
В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В нем появится обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2022 года. В этом случае с 2022 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

В течении какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
С 1 января 2022 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2022 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.